Voorbeeld 'Omzetting vervolgacties na ondertekenen'

Owned by Jack Kuijper
21 Sept 2022
4 min read

Sinds DocuFlow versie 6.1.13 beschikt DocuFlow over zijn eigen vervolgacties na het ondertekenen van een document. In dit voorbeeld laten we zien waar je rekening mee moet houden als je gebruik gaat maken van deze nieuwe mogelijkheden.

Inhoudsopgave

Check je DocuFlow versie

De nieuwe vervolgacties zijn beschikbaar vanaf DocuFlow versie 6.1.13. Start DocuFlow en klik op het informatie icoon in de bovenste balk om te controleren welke versie je hebt:

Heb je (nog) niet de juiste versie, download deze dan van de Documizers downloadportal. Staat daar nog een oude(re) versie, stuur dan even een mailtje naar support (support@documizers.com) met het verzoek de nieuwste versie op de downloadportal te plaatsen.

Inventariseren processen die ‘Send to Sign’ gebruiken

  1. Ga in je proces in DocuFlow op zoek naar de plugin van Digitaal ondertekenen: Send to sign:

     

  2. Dubbelklik op de Send to sign plugin en ga op zoek naar het Document Profile Id bij de Callback Settings:

     

  3. Open DocuBuilder Settings en ga op zoek naar het documentprofiel met dit nummer. Dubbelklik er op om het documentprofiel te openen:

     

  4. Op het tabblad Digital Signature vind je de documentprofielen die worden gebruikt voor de vervolgacties na het ondertekenen van een document:

     

  5. Noteer van elk van deze documentprofielen welke vervolgacties er zijn ingesteld op het tabblad Document Generation.

    1. Documentprofiel ‘Document signed and approved’:

       

    2. Documentprofiel ‘Document Rejected’:

       

    3. Documentprofiel ‘Document expired’:

       

Samengevat:

  • Bij getekende documenten wordt het document opgeslagen op SharePoint Online en wordt een e-mail verstuurd naar iemand.

  • Bij geweigerde en verlopen handtekeningen wordt een e-mail verstuurd naar iemand.

Let op!
Meestal worden voor alle ondertekentransacties dezelfde vervolgacties gebruikt. Het is echter ook mogelijk om dit afwijkend in te richten per ‘Send to sign’ proces.

Aanmaken tags/labels voor vervolgacties

Voeg de tags/labels toe via Configuratie - Status en labels - Add Callback tags en bevestig met OK:

 

Aanmaken nieuwe stap(pen) voor vervolgacties

In bovenstaand voorbeeld zijn de documentacties (behalve bij getekende documenten) gelijk. Bij de oude vervolgacties (in DocuBuilder) moest je hiervoor aparte documentprofielen maken. In de nieuwe vervolgacties (in DocuFlow) is bovenstaande inrichting prima met voorwaardes op te lossen.

  1. Creëer een nieuwe stap via Configuratie - Stappen - Toevoegen en geef de stapnaam een duidelijke omschrijving mee:

     

  2. Dubbelklik op de stap om deze te openen en richt de stappen in. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe de documentacties uit de ‘oude vervolgacties’ in DocuBuilder zijn omgebouwd naar de nieuwe vervolgacties in DocuFlow:

     

Omzetten van oude naar nieuwe vervolgacties in ‘Send to sign’

Nu alle ‘oude’ vervolgacties zijn omgebouwd naar de nieuwe is het tijd om deze ook echt te gaan gebruiken.

  1. Ga in je proces in DocuFlow op zoek naar de plugin van Digitaal ondertekenen: Send to sign:

     

  2. Dubbelklik op de Send to sign plugin en wijzig de velden onder het kopje Callback Settings naar de nieuwe: