ValidSign Designer - Gebruiker

Met het ondertekenen van een document in de Designer, kunnen gebruikers het document inrichten naar wens om het correct te kunnen ondertekenen.

1. De Designer wordt opgestart nadat het onderteken proces is gestart (Bijvoorbeeld vanuit Outlook, Word, bij een inkomende inkooporder welke ondertekend dient te worden door een Directielid).

Open

2. Zodra de gebruiker het proces start, wordt de Designer zichtbaar

   Open

   

    

3. Dit is het eerste scherm dat direct opstart nadat op de procesknop is gedrukt. In dit scherm kunnen de handtekeningvelden op de juist plek gesleept worden.

   Wanneer een veld op de juiste positie is geplaatst, kan deze worden gevuld met de juiste gegevens:

Veldnaam - Geef een logische naam aan dit veld. De ondertekenaar krijgt deze naam te zien en moet deze direct begrijpen waar dit voor bedoelt is;

Ontvanger - Hierin selecteer je de ontvanger van het te ondertekenen document. Deze kan op meerdere manieren worden toegevoegd, de uitleg staat onder punt 5.

HantekeningType- Grafische handtekening, hiermee zal de ontvanger een handtekening moeten tekenen. Klik handtekening, hierbij wordt alleen de naam van de ondertekenaar gebruikt, nadat geklikt is op de handtekening. Initialen, hierbij worden alleen de initialen geplaatst van de ondertekenaar.

Optioneel - Hiermee kan bepaald worden of de ondertekenaar verplicht of optioneel een veld moet klikken / vullen.

4. Zoals is nu zichtbaar is na het plaatsen van een handtekening veld, verschijnen er meerdere opties in de linkerkolom. Hiermee kunnen extra velden worden toegevoegd naar wens, welke van toepassing kunnen zijn. Denk aan plaats en dag datum. Hierin zijn twee verschillende soorten velden mogelijk. De automatische velden zullen gevuld worden voordat de ondertekenaar gaat ondertekenen en de formulier velden, moeten door de ondertekenaar gevuld worden tijdens het ondertekenen.

5. Het toevoegen van een ondertekenaar kent drie mogelijke opties:

   1. Een gebruiker met een account in ValidSign;

   2. Het handmatig toevoegen van een ondertekenaar;

   3. Bij het starten van de DocuFlow proces, hierin kan DocuFlow al gegevens ophalen of worden deze doormiddel van een vragen/keuzenlijst toegevoegd.

Zoals in de afbeelding hierin zijn twee mogelijke ondertekenaars te selecteren (2.) De bovenste gebruiker is een bestaande gebruiker in het Valid Sign Account, de tweede (HB) is een door DocuFlow meegegeven ondertekenaar. Bovenin (bij ontvangers) is ook een plusje zichtbaar (1), door hier op te klikken, kan er een ondertekenaar toegevoegd worden. Hiervoor moeten de gegevens aan de rechterzijde worden ingevuld. Deze gegevens zullen gebruikt worden voor de ondertekening, vul deze correct in, na verzending kan dit niet meer gewijzigd worden.

(note: Het veld Role ID, wordt vanzelf gevuld en kan niet gewijzigd worden)

6. Nadat alle gegevens zijn gevuld en het document de juist tags bevat, kan deze verzonden worden door op de knop OK rechts onderin te klikken, DocuFlow zal het proces nu verder afhandelen.