Ingescande documenten opslaan in AFAS

Owned by Jack Kuijper
21 Sept 2022
3 min read

In onderstaand praktijkvoorbeeld worden documenten via een scanner ingescand en door de scanner met een bepaalde bestandsnaam ergens op het netwerk opgeslagen. Deze ingescande documenten worden via DocuFlow opgeslagen in AFAS.

In DocuFlow zijn hiervoor de volgende stappen ingericht:

  1. Get-step: Lees de bestandsnamen in de betreffende map en verplaats de bestanden naar een map ‘Verwerkt’.

  2. Process-step:

    1. Bepaal op basis van de bestandsnaam de ‘meta-data’ voor het betreffende bestand.

    2. Maak per bestand, op basis van de gegevens in de bestandsnaam, een dossieritem aan in AFAS en sla het bestand op als bijlage in het dossieritem

Inhoudsopgave

De get-step: Plugin ‘Bestanden ophalen uit map’

Toelichting

  • De get-step is ‘op timer’ ingesteld. Door een vinkje te zetten bij ‘Background execution activated’ weet DocuServer dat dit proces actief is.

  • Bij ‘Automatisch naar volgende stap’ staat de process-step ingesteld. In dit geval heet deze ‘Splitsen bestandsnaam’. Deze process-step wordt per opgehaald bestand uitgevoerd.

Configuratie plugin ‘Bestanden ophalen uit map - GetFiles’

Toelichting

  • De map die wordt uitgelezen is \\…\Secretariaat\DE ophalen.

  • Door het vinkje bij ‘Allow all files’ is het mogelijk om alle soorten bestanden te verwerken.

  • Bij ‘Original files’ staat ingesteld dat de bestanden na het inlezen verplaatst worden naar de ‘Archief folder’, in dit geval \\…\Secretariaat\DE ophalen\DE verwerkt.

De process-step

In de process-step van dit proces worden twee plugins aangeroepen:

Configuratie plugin ‘Bestandsnaam uitlezen - Parse tag or name with separator’

Door de scanner wordt aan het ingescande pdf-bestand een bepaalde bestandsnaam meegegeven, waar DocuFlow bepaalde informatie uit kan ophalen.

Toelichting

  • De bestandsnaam bevat 5 gegevens die door middel van een min-teken worden gescheiden. Dit min-teken is ingegeven bij de ‘separator’.

  • Alle gegevens uit de bestandsnaam worden opgeslagen in labels zodat deze verderop in het proces kunnen worden gebruikt.

Configuratie plugin ‘AFAS/Insite - document opslaan - Save item in Afas’

Tabblad ‘Dossier type en bijlage’

Toelichting

  • Alle ingescande documenten worden opgeslagen als dossiertype ‘61 - Permanent’.

  • Als omschrijving wordt het label 'Onderwerp’ gebruikt. De inhoud van dit label is bij de vorige stap gevuld met de gegevens vanuit de bestandsnaam.

  • Het bestand wordt opgeslagen als nieuw dossieritem, waarbij de oorspronkelijke bestandsnaam wordt gebruikt (te herkennen aan [org] bij het veld ‘Naam bijlage’).

Tabblad ‘Dossier bestemming’

Toelichting

  • In het dossiertype in AFAS is ingesteld dat óf de Organisatie/Persoon óf de Verkooprelatie verplicht is. In dit geval wordt bij de Organisatie/Persoon het label ‘Klantnummer’ gebruikt. De inhoud van dit label is bij de vorige stap gevuld met de gegevens vanuit de bestandsnaam.

Tabblad ‘Kenmerken’

Toelichting

  • Bij Kenmerk 1 en 2 worden de labels ‘Kenmerk 1’ en ‘Kenmerk 2’ gebruikt. De inhoud van deze labels zijn bij de vorige stap gevuld met de gegevens vanuit de bestandsnaam.

Tabblad ‘Andere velden’

Toelichting

  • Bij Instuurder wordt het label ‘Instuurder’ gebruikt. De inhoud van dit label is bij de vorige stap gevuld met de gegevens vanuit de bestandsnaam.