Automatisch e-mails versturen

Owned by Jack Kuijper
21 Sept 2022
6 min read

In onderstaand praktijkvoorbeeld wordt in AFAS onder bepaalde voorwaarden een (leeg) dossieritem met een bepaald kenmerk ingeschoten, zodat DocuFlow hiervoor een e-mail kan genereren en versturen. Het proces is als volgt:

  1. Via een signaal of taak in AFAS wordt onder bepaalde voorwaarden automatisch een dossieritem met een bepaald kenmerk ingeschoten.

  2. Per dossieritem wordt bepaald welke e-mail erbij hoort, en de e-mail wordt verzonden en opgeslagen in AFAS.

  3. De workflow die aan het dossieritem hangt, wordt afgehandeld.

 

In DocuFlow zijn hiervoor de volgende stappen ingericht:

  1. Een aantal get-steps: Haal van een bepaald dossiertype met een bepaald kenmerk alle dossieritems op die zich in de workflow stap ‘Te versturen’ bevinden en zet de workflow stap door naar ‘In behandeling’.

  2. Eén door alle get-steps gedeelde process-step:

    1. Haal per dossieritem aanvullende gegevens op uit AFAS.

    2. Bepaal op basis van het kenmerk en de aanvullende gegevens uit AFAS de variabelen voor de e-mail. Denk hierbij aan de afzender, ontvanger, e-mail tekst, enz.

    3. Verstuur de e-mail

    4. Sla de e-mail op als bijlage bij het dossieritem

    5. Zet de workflow door naar ‘Verstuurd’.

Inhoudsopgave

De get-steps: Plugin ‘Afas/Insite - document ophalen’

Toelichting

  • Bij het veld ‘Uitvoering’ staat ‘Schedule’ ingevuld en bij de ‘Step schedule’ staat ingevuld dat dit 's ochtends om 9 uur moet gebeuren.

  • Door een vinkje te zetten bij ‘Background execution activated’ weet DocuServer dat dit proces actief is.

  • Bij ‘Automatisch naar volgende stap’ staat de process-step ingesteld. In dit geval heet deze ‘Verwerk dossieritem’. Deze process-step wordt per opgehaald bestand uitgevoerd.

Configuratie plugin ‘Afas/Insite - document ophalen - Get dossier attachments’

Tabblad ‘Kenmerken’

Toelichting

  • Bij het veld Afas GetConnector staat DocumentExplorer_Dossiers. De plugin 'Afas/Insite - document ophalen - Get dossier attachments’ kan alleen aan deze GetConnector of aan de GetConnector DocuFlow_Dossiers gekoppeld worden.

  • Bij het veld ‘Kenmerk 1 - Standaard’ staat het kenmerk ingegeven. Alleen dossieritems met dossiertype 61 én dit kenmerk worden opgehaald.

  • Bij de velden ‘Workflow’ en ‘Taak’ staat ingesteld dat alleen dossieritems worden opgehaald die in deze stap staan.

  • Na het ophalen van het dossieritem wordt de workflow taak afgesloten met de actie ‘Afhandelen’ zodat deze in de volgende stap ‘In behandeling’ terecht komt.

Configuratie ‘Velden’ bij Afas GetConnector ‘DocumentExplorer_Dossiers’

Toelichting

  • Van ieder dossieritem worden drie velden opgeslagen in labels in DocuFlow: DossierId, ProjectNr en Kenmerk1.

Tabblad ‘Bijlagen’

Toelichting

  • Aangezien de get-step op de achtergrond draait (via DocuServer), moet ‘Toon gebruikersscherm’ uit staan.

  • Door te kiezen voor de optie ‘Genereer voor alle bijlagen één label (groep) voor één dossier’, krijg je onderin het scherm de mogelijkheid een dummy-document te genereren. De labels die je bij het vorige scherm geconfigureerd hebt, worden aan dit dummy-document gehangen en kunnen verderop in het proces worden gebruikt.

  • Bijlagen kunnen in AFAS het dossieritem zelf staan, of in een reactie. Aangezien het hier om een leeg dossieritem gaat, is er voor gekozen om geen bijlagen op te halen uit het dossier.

De process-step

Toelichting

  1. Voor elke e-mail moeten extra gegevens uit het project in AFAS worden opgehaald en voor elke e-mail moeten extra gegevens van de ‘TA’ in AFAS worden opgehaald.
    De code ‘TA’ verwijst in dit geval naar de code van een rol die bij één van de teamleden in het betreffende project is ingevuld.

  2. Als het kenmerk van het dossieritem 184 is, zijn alle variabelen voor het versturen van de e-mail aanwezig.

  3. Voor alle andere kenmerken moeten extra gegevens van de ‘CPO’ in AFAS worden opgehaald.
    De code ‘CPO’ verwijst in dit geval naar de code van een rol die bij één van de teamleden in het betreffende project is ingevuld.

  4. Afhankelijk van de gegevens van de ‘CPO’ wordt bepaald of het veld ‘Email Prive’ of ‘Email werk’ in AFAS gebruikt moet worden voor het verzenden van de e-mail.

  5. Afhankelijk van de taalinstelling van de ‘CPO’ wordt bepaald welk sjabloon gebruikt moet worden als e-mail tekst.

  6. De laatste stappen zijn voor elke e-mail hetzelfde:

    1. Genereer de e-mail tekst

    2. Verstuur de e-mail

    3. Kopieer de e-mail tekst naar het hoofddocument

    4. Sla de e-mail tekst op als bijlage bij het dossieritem

    5. Zet de workflow door naar ‘Verstuurd’.

Configuratie plugin ‘Afas / Insite - document opslaan - Get data into tags’

In dit proces wordt deze plugin drie keer aangeroepen met verschillende configuraties (Gegevens project, Gegevens TA en Gegevens CPO) om gegevens uit AFAS op te halen en deze gegevens labels in DocuFlow op te slaan. Aangezien het idee bij elke GetConnector hetzelfde is, wordt hieronder als voorbeeld alleen de configuratie ‘Gegevens project’ getoond.

Toelichting

  • Voor het ophalen van de gegevens uit het project wordt de AFAS GetConnector ‘DocumentConnect_Projecten’ gebruikt. Door te klikken op ‘Velden’ bij deze GetConnector kun je de velden configureren.

  • Bij de ‘Filter value’ van het project wordt het label ‘ProjectNr’ gebruikt dat in de get-step is gevuld.

  • De extra gegevens van het project worden in de labels ‘Project…’ opgeslagen.

Configuratie plugin ‘DocuBuilder - document aanmaken (in proces) - Generate documents’

Tabblad ‘Opties’

Toelichting

  • Door de optie ‘Silent mode’ aan te zetten, wordt het genereren van het Word-document / de e-mail in de achtergrond uitgevoerd, zonder dat de gebruiker de DocuBuilder vraagschermen krijgt.

  • De waarde van het label ‘EmailTemplateId’ wordt gebruikt om te bepalen welk sjabloon in DocuBuilder wordt aangeroepen.

  • Het gegenereerde Word-document wordt opgeslagen in het label ‘EmailInhoud’.

Tabblad ‘Merge data to DC’

Toelichting

  • In de sjablonen in DocuBuilder worden verschillende Mergefields gebruikt. Op dit tabblad kun je deze Mergefields vullen met waarden vanuit DocuFlow labels. Deze velden worden vervolgens vanuit DocuFlow meegegeven aan DocuBuilder zodat ze gebruikt kunnen worden in de e-mail.

Configuratie plugin ‘Verzenden Email - Send E-mail via SMTP’

Er zijn twee soorten plugins mogelijk voor het verzenden van e-mail: de Outlook plugin en de SMTP plugin. Beiden hebben hun eigen voor- en nadelen.

Voordelen SMTP plugin

  • De e-mail wordt direct verzonden op de achtergrond.

  • De afzender van de e-mail is in te stellen met elk bestaand e-mail adres dat aan het domein gekoppeld is.

Nadelen SMTP plugin

  • De verzonden e-mail is niet terug te vinden in je Verzonden items in Outlook.

  • Voor het gebruik van een SMTP-server moet de DNS-server goed ingesteld zijn (zie DNS-server aanpassen voor e-mail).

Toelichting

  • Door de optie ‘Silent mode’ aan te zetten, wordt het genereren van het Word-document / de e-mail in de achtergrond uitgevoerd, zonder dat de gebruiker nog vraagschermen te zien krijgt.

  • Voor het maken van de e-mail worden allerlei labels uit DocuFlow gebruikt (EmailAfzenderNaam, EmailAfzenderEmailadres, EmailGeadresseerde en EmailInhoud).

  • Door bij ‘Tekst van label / variabele’ het label te gebruiken waar het in de vorige stap gebruikte Word-document in staat, wordt de inhoud van het Word document als e-mail tekst gebruikt.

Configuratie plugin ‘Afas Insite - document opslaan - Add attachments to existing dossier’

Toelichting

  • Bij het veld ‘Dossier ID’ wordt het label ‘DossierId’ gebruikt.

  • Door bij het veld 'Naam bijlage' de tekst [org] in te vullen, wordt als bestandsnaam de bestandsnaam gebruikt die door DocuBuilder is gegenereerd

  • Bestaande bijlage overschrijven staat uit, omdat dit dossieritem in principe nooit meerdere keren gevuld kan worden.

Configuratie plugin ‘Afas / Insite - document opslaan - Close workflow task’

Toelichting

  • Bij het veld ‘Dossier ID’ wordt het label ‘DossierId’ gebruikt.

  • Aan het einde van het proces wordt de workflow taak afgesloten met de actie ‘Afhandelen’ zodat deze in de laatste stap ‘Verstuurd’ terecht komt.

Â