Exchange processor plugin

Owned by Willem Buurman
Last updated: 07 Aug 2024 by Paul van der Koore
2 min read

Met de Exchange processor is het mogelijk om e-mails te versturen, te verplaatsen binnen een mailbox en concept e-mails aan te maken.

 

  1. Open de DocuFlow desktop app;

  2. Klik op plugins (afbeelding1);

  3. Selecteer en dubbelklik op Exchange Processor (afbeelding1);

image-20240419-130330.png

 

  1. Klik op Verbindingen:

image-20240419-130238.png

  1. Klik op Add (afbeelding3) en vul een logische naam in bij Name (bvb: documizers.com)

  1. Klik nog niet op Authenticate, maar lees eerst even de tips en mogelijkheden hieronder om te bepalen of je met een service-account wilt authentiseren, of iedere gebruiker apart wilt laten authentiseren.

  2. Wil je na het lezen van onderstaande informatie met een service-account authentiseren, klik dan op Authenticate. Wil je dat elke gebruiker zelf inlogt met zijn of haar Microsoft account, sla het Authentiseren dan over en klik direct op Ok.

 

Tips!

  • Denk goed na welk wachtwoord verloop beleid of MFA beleid je wilt toepassen op de authenticatie van de Exchange plug-in.

  • Het is mogelijk om een service-account uit te sluiten van bovenstaande beleidsregels als de verbinding afkomstig is van één van de Documizers ip-adressen.

  • Vergeet bij het gebruik van een service-account niet om voor nieuwe gebruikers ook de rechten goed in te stellen. Bij veel personeelsverloop kun je dit automatiseren met Powershell scripts.

  • Wachtwoord verloop beleid en MFA beleid instellen bij Microsoft is een vak apart. Vraag je Office 365 beheerder om dit goed voor je te regelen.

 

Authentiseren met een service-account

Voor het verzenden van e-mails is een service-account de meest eenvoudige manier. Maak hiervoor een gebruiker aan in je Microsoft beheer omgeving met minimaal een Exchange licentie (bijvoorbeeld documizers@jouwdomeinnaam.nl)

Het service-account moet Send as rechten hebben om e-mails te mogen versturen als afzender@jouwdomeinnnaam.nl én Full Access rechten hebben om e-mails in de Verzonden items te mogen plaatsen in de mailbox van afzender@jouwdomeinnaam.nl.

Je kunt dit instellen in het Exchange admin center (https://admin.exchange.microsoft.com/). Hieronder een voorbeeld van hoe dit is ingericht voor ons service-account op onze gedeelde mailbox Documizers administratie:

 

Hou er rekening mee dat je dit voor elke gebruiker én elke gedeelde mailbox zult moeten instellen die je als afzender in je e-mail wilt gebruiken. Hieronder een voorbeeld hoe je dit kunt instellen voor ‘normale’ gebruikers:

 

Iedere gebruiker zelf laten authentiseren

Als je geen service-account wilt gebruiken voor de authenticatie, krijgt elke gebruiker tijdens het DocuFlow proces een inlogscherm van Microsoft te zien:

Hou er rekening mee dat dit voor achtergrondprocessen individuele authenticatie vaak niet handig is, aangezien een Microsoft log-in meestal maar een dag of 30 geldig is en af en toe opnieuw inloggen met een Authenticator of SMS verplicht kan zijn. Als er bijvoorbeeld een e-mail wordt verstuurd na het ondertekenen van een document en de betreffende gebruiker heeft al 30 dagen geen e-mails verstuurd via DocuFlow, kan het zomaar zijn dat de betreffende gebruiker opnieuw moet inloggen. Een achtergrondproces (dus zonder tussenkomst van een gebruiker) zal dan uiteraard mislukken.

 

 

Vragen? Stuur een mail aan onze support medewerkers en zij helpen je graag verder support@documizers.com