Dataconnectors en filters

Owned by Paul van der Koore
Last updated: 12 Mar 2020
5 min read

Met dataconnectors kun je één of meerdere records ophalen uit externe applicaties. Door slim gebruik te maken van filters, zorg je er voor dat je niet alle records ziet, maar alleen de relevante.

Inhoudsopgave

 

Data Source

Bij de data source in een dataconnector geef je de code op om velden op te halen uit de desbetreffende applicatie. Veelal worden de gegevens opgehaald via een API, waarbij elke API zijn eigen ‘taaltje’ heeft. Een aantal voorbeelden:

  • Voor AFAS de naam van de GetConnector:

     

  • Voor Salesforce de SOQL-query:

     

  • Voor Dynamics de fetch-xml:

     

  • Voor SQL-databases de SQL-query:

     

Koppelen met Mergefields

Als de data source correct is, kunnen de velden uit de externe applicatie gekoppeld worden aan de Mergefields (= DocuBuilder velden). Dit wordt ook wel ‘mappen' of 'mapping’ genoemd.

  1. Klik op de knop Merge fields onderin het scherm om velden te koppelen:

     

  2. Zet een vinkje voor alle velden die je wilt koppelen en geef in de kolom Merge field duidelijke veldnamen mee. Let op, eventuele spaties in Mergefields worden automatisch vervangen door een underscore. Wij adviseren dan ook eventuele spaties in Mergefields helemaal te verwijderen en alleen hoofd- en kleine letters te gebruiken:

     

  3. Klik op OK om de dataconnector en de daaraan gekoppelde Mergefields op te slaan.

Filters

Filters in dataconnectors zorgen ervoor dat de keuzes voor de eindgebruiker verkleind worden. Via onderstaande voorbeelden wordt het systeem van filtering uitgelegd. Filters in dataconnectors kunnen altijd gebruik maken van gegevens die in bovenliggende dataconnectors zijn geselecteerd.

Voorbeeld 1

  1. Er is één dataconnector voor Relaties (Accounts/Organisaties)

  2. Er is één dataconnector voor Contactpersonen

  3. Bij een contactpersoon is vastgelegd bij welke Relatie deze hoort via het veld RelatieId.

Zodra je in de eerste dataconnector hebt gekozen voor een Relatie, kun je door een filter toe te passen op het veld RelatieId de lijst met contactpersonen enorm verkleinen. In plaats van dat je alle contactpersonen ziet, hoef je alleen te kiezen uit een lijst van contactpersonen van de desbetreffende Relatie.

Voorbeeld 2

  1. Er is één dataconnector voor Offertes

  2. Er is één dataconnector voor Contactpersonen

  3. Er is één dataconnector voor Relaties (Accounts/Organisaties)

  4. Bij een Offerte is vastgelegd voor welke Contactpersoon deze is via het veld ContactpersoonId en bij een Contactpersoon is vastgelegd bij welke Relatie deze hoort via het veld RelatieId.

Zodra je in de eerste dataconnector hebt gekozen voor een Offerte, kun je de tweede en derde dataconnector met gebruik van juiste filtering op de Id-velden het aantal records bij de andere dataconnectoren terug brengen tot 1 record.

Soorten filters

Binnen DocuBuilder kennen we twee soorten filters:

  1. Interactive filters

  2. Automatic filters

Hieronder wordt het verschil in gebruik van deze filters uitgelegd.

 

Interactive filters

Een interactive filter wordt toegepast zodra je in het eerste DocuBuilder scherm klikt op de knop om een record op te zoeken:

Automatic filters

Automatic filters worden toegepast bij het aanroepen van DocuBuilder vanuit een externe applicatie (bijvoorbeeld DocuFlow, AFAS, Salesforce, of Dynamics) . Via onderstaande voorbeelden wordt het systeem van automatic filters uitgelegd.


Sortering van records

Het is vaak ook mogelijk om sortering toe te passen als er meerdere records zijn. Ook hier geldt weer: elke externe applicatie kent hiervoor zijn eigen ‘taaltje’.

  • Voorbeeld van sorteren in de filter voor AFAS (zie geel gemarkeerde tekst):

     

  • Voorbeeld van sorteren in de filter voor Salesforce (zie geel gemarkeerde tekst):

     

  • Voorbeeld van sorteren in de Data source voor Dynamics (zie geel gemarkeerde tekst):