Hergebruik gegevens via bladwijzer en kruisverwijzing

In Microsoft Word is het mogelijk om m.b.v. kruisverwijzingen (crossreferences) gegevens van een bladwijzer (bookmarks) te hergebruiken.

Voorbeeld

Wanneer met DocuBuilder een vraag wordt gesteld, kan je het antwoord op een andere plaats in het document hergebruiken.

Hiervoor plaats je dan bladwijzers om de vraag van DocuBuilder en verderop in het document maak je een kruisverwijziging naar de bladwijzer aan.

In dit geval wordt het antwoord op de DocuBuilder vraag 2 keer in het document verwerkt.

In het bovengenoemde voorbeeld wordt handmatig een bladwijzer in het sjabloon of tekstblok geplaatst.

In sommige gevallen plaatst DocuBuilder zelf al bladwijzers om het item (zoals organisatievelden / kenmerk / betreft regel / etc.).

Binnen Microsoft Word is het helaas maar één keer mogelijk om een bladwijzer in te voegen.

Wanneer je deze DocuBuilder items meerdere malen wil invoegen, gebruik dan dezelfde techniek, door de kruisverwijzing naar de betreffende bladwijzer te laten verwijzen.

Het gebruik van bladwijzers en kruisverwijzingen is een standaard Microsoft Word functionaliteit,

zie voor bladwijzers https://support.office.com/nl-nl/article/bladwijzers-in-een-word-document-of-de-outlook-bericht-toevoegen-of-verwijderen-f68d781f-0150-4583-a90e-a4009d99c2a0

zie voor kruisverwijzingen https://support.office.com/nl-nl/article/een-kruisverwijzing-maken-of-bijwerken-aa35c606-34e8-4c64-b6eb-c6321d190645

De combinatie bladwijzer - kruisverwijzing kan ook over meerdere tekstblokken / templates verspreid worden ingezet.

Je mag bijvoorbeeld de bladwijzer plaatsen in het sjabloon en de kruisverwijzing in het tekstblok. Tijdens het genereren van het document zal DocuBuilder het automatisch correct samenvoegen.

Aangezien het tekstblok zelf de bladwijzer nog niet bevat, maak je eerst in het sjabloon deze kruisverwijzing aan en verplaats deze dan naar het betreffende tekstblok.

Hergebruiken van een ChoiceList over tekstblokken heen met bladwijzers

Dit werkt als volgt:

Selecteer de choice list en zet er een bladwijzer omheen:

Als ‘ergens' in het uiteindelijke document een bladwijzer staat staat, kun je de inhoud van die bladwijzer overal gebruiken met een kruisverwijzing.

De ‘Word-code’ om een kruisverwijzing in te voegen is

{ REF NaamVanDeBladwijzer }

Je voegt dit als volgt in:

Typ Alt+F9 om de ‘andere veldweergave’ te activeren.

Typ Ctrl+F9 om een veld in te voegen

Typ tussen de accolades het woord REF gevolgd door de naam van de bladwijzer.

Selecteer alles (Ctrl+A) en typ F9 om alle velden in het document bij te werken.

Met Alt+F9 kun je weer terug schakelen naar de ‘normale’ veldweergave van Word.

In de tekstblokken waar de bladwijzer (de bron) niet aanwezig is, maakt Word er in de normale veldweergave dit van:

Als het document eenmaal is gegenereerd komt dit goed.