| Info |
|---|
Met de ‘Verzenden email’ plugin kan er een email verstuurd worden. |
Wil je dat er in het proces een email verstuurd wordt? Dan maak je gebruik van de plugin ‘Verzenden email’.
Er zijn twee mogelijkheden om een email te versturen via DocuFlow;
Via SMTP;
Via Outlook.
Via SMTP (meest gebruikt)
Via SMTP wordt vaak gebruikt wanneer het email proces geautomatiseerd moet worden.
Via Outlook
Via Outlook wordt vaak gebruikt wanneer er vanuit een persoonlijk mailadres mails verstuurd moeten worden.
Email instellingen
In de email instellingen kan je diverse zaken aangeven:
Uit welke naam de email verstuurd moet worden;
Vanuit welk e-mailadres de email verstuurd moet worden;
Naar welk(e) e-mailadres(sen) de email verstuurd moet worden;
Het onderwerp van de email;
De inhoud;
Tekst van label / variable:
Onder het vlak waar de inhoud van de email getyped kan worden, staat ‘Tekst van label / variable’. Deze optie maakt het mogelijk om de inhoud van een Word document te gebruiken. Het voordeel hiervan is dat je de email in je eigen huisstijl kan versturen.
Bijlagen
...
In dit venster kan er bijlagen toegevoegd worden.
Wat ontvangt de klant?
In het voorbeeld hierboven hebben we een Word document als inhoud geselecteerd. Hierdoor komt de tekst in de email in het lettertype van de huisstijl van Documizers, met daarbij een handtekening.
...
Silent mode | Aan / uit | Wanneer de email nog aagepast zou kunnen worden, moet silent mode uitgevinkt zijn, zodat deze nog gecheckt kan worden, maar let op! Bij een automatisch proces werkt dit niet! | ||
Connection | Selecteer de juiste connectie |
| ||
From name | Naam van afzender, afdeling of organisatie |
| ||
From email | Emailadres van | Tip: Gebruik bij mailingen een een algemeen adres, zodat de replys niet bij één medewerker uit komen | ||
To | Emailadres aan |
| ||
Cc | cc |
| ||
Bcc | bcc |
| ||
Subject | Onderwerp | Tip: Door de tags in DocuFlow kan hier een persoonlijk onderwerp van gemaakt worden | ||
Body | Inhoud van email | Tip: Voor een mooiere persoonlijke email kan DocuBuilder gebruikt worden om een | ||
Get body from | Door een tag te koppelen, zal DocuFlow deze als emailbody gebruiken en de bovenstaande body niet gebruiken. |
| ||
Preverse Image Quality | Afbeeldingen in oorspronkelijke grote versturen. |
| ||
Save EML file to | Sla de email als een EML file in een tag op. |
| ||
Save to opties aan rechterzijde | Elke ingevulde veld kan je als tag weer opslaan in een tag, om deze weer verder te kunnen gebruiken in het proces. |
| ||
User can change data | Wanneer deze optie aanstaat kan een gebruiker tijdens het proces, de gegevens nog wijzigen, voor het verzenden. | Dit werkt alleen wanneer proces niet automatisch is. |
Bijlagen
Met deze optie kunnen bijlage worden toegevoegd, denk aan contracten.
| Tip |
|---|
Super Tip: Wanneer je een document ondertekend wil hebben en je stuurt een ondertekenlink (of een Flipbook document) dan raden wij aan om niet een het document nog mee te sturen als bijlage in de email. Dit kan verwarring veroorzaken, waardoor het onderteken proces langer op zich laat wachten dan gewenst. |
...
User can change attachments | Wanneer deze optie aanstaat kan de gebruikers documenten toevoegen / verwijderen |
|
Send main document as attachment | DocuFlow stuurt automatisch het document in het werkgeheugen (werkbare document in proces) mee als bijlage. |
|
DMS Attachments | Add | Voeg documenten die in het DMS systeem zitten toe, denk hierbij aan algemene voorwaarden, flyers e.d. |
| Remove | Verwijder toegevoegde documenten uit DMS |
Tag / Variable Attachments | Add | Voegen documenten toe welke in tags zitten, dit zijn vaak persoonlijk opgemaakte documenten. Denk aan arbeidsvoorwaarden e.d. het contract wordt als ondertekenlink aangeboden en de extra voorwaarden als bijlage |
| Remove | Verwijderen van de tags, zodat deze niet worden meegestuurd met de email |
Label toevoegen