Tabblad Proces Workflow

Hieronder is een uitleg te vinden van alle mogelijkheden binnen het maken van een processtap. Voor het maken van een proces moeten vooraf alle plugins correct geconfigureerd zijn. Stapsgewijs wordt hieronder elke knop met alle opties toegelicht. Dit hoofdstuk geeft alleen de opties binnen DocuFlow weer, niet voor het inrichten van een proces. Voor alle informatie mbt de plugins wordt verwezen naar : Plugins

Zoeken

Hiermee kan er gezocht worden in het openstaande proces. Op plugins, text en commands.

If keuze

Een conditie in het proces welke een keuze kan maken (if statement). Onderliggende voorwaarde wordt een niveau dieper in het proces geplaatst.

Waarde 1 : eerste waarde waar een match op wordt gedaan

Bewerking : Manier waarop de match wordt gemaakt. Groter dan, kleiner als, gelijk aan etc etc.

Waarde 2 : tweede waarde waarop de eerste waarde wordt gematched.

Omschrijving : Extra omschrijving voor info en zichtbaarheid in proces.

Plugin

Het selecteren van een plugin voor het proces. Zie Plugins voor uitleg en configuratie van de mogelijke plugins.

Plugin: Selecteer de gewenste plugin (bijvoorbeeld AFAS)

Operatie: Hierin kan per plugin een actie worden gekozen (Bijvoorbeeld opslaan, ophalen, updaten van gegevens/documenten, de opties die behoren bij betreffende plugin)

Configuratie: Wanneer een plugin vaker gebruikt worden in een processtap, wordt altijd dezelfde actie uitgevoerd. DocuFlow onthoud automatisch de aangemaakte variant, dit betekend dat wanneer plugin 1 wordt aangepast, plugin 2 automatisch mee veranderd. Echter dit kan ook ongewenst zijn hiervoor kan op de knop beheer geklikt worden. In dit scherm kunnen van betreffende configuratie nieuwe configuraties gemaakt worden (bijvoorbeeld Getekend , niet getekend, geweigerd).

Door middel van ctrl + c en ctrl+ v wordt er kopie gemaakt, nu kan bij beide processen een juiste naamgeving getypt worden. DocuFlow onthoud nu twee instellingen voor één plugin. Er kunnen meerdere kopieën gemaakt worden van een plugin in een procestap. (werkt alleen als er al een plugin aangemaakt is, dus pas bij de tweede keer dat een plugin gekozen wordt).

Toevoegen Tag

Toevoegen Label

Het toevoegen van een label (tag) of label zie voor meer uitleg en verschillen. (Technische omschrijving Technische toelichting, beheer van de velden Tags ).

Label: Selecteer het plusje en maak een nieuw label aan, met de gewenste herkenbare naam.

Waarde: hier wordt de waarde aan het label toegekend Technische toelichting, beheer van de velden

Omschrijving: Hierin kan een extra omschrijving worden meegegeven, in het procesoverzicht komt deze extra omschrijving achter dit veld te staan.

Wijzig status

Wijzig de status van het document

Verplaatsen hoofddocument

Het verplaatsen van het hoofddocument (document waar op dat moment in proces mee gewerkt wordt) naar een label of vanuit een label een document als hoofddocument instellen (hoofdfocument is het document waar op dat moment in het proces mee gewerkt wordt..

Filteren tag

Het filteren en kopiëren van gegevens uit een tag naar een andere tag. Bijvoorbeeld voor sorteren van document types.

From tag: Selecteer de gewenste tag.

Filter: geef hier het filter op (bijvoorbeeld .pdf / .docx)

To tag: de nieuwe tag waar resultaat wordt opgeslagen

Description: Omschrijving voor in proces overzicht voor dit procesonderdeel

Tag leegmaken

De inhoud van een tag verwijderen. Kan gebruikt worden als variabelen vaker gebruikt worden in een proces of wanneer een bijvoorbeeld een foutmelding verwijderd dient te worden.

Tag: Kies de tag die geleegd moeten worden

Hernoemen document

Het hernoemen van een document (hoofddocument of een document in een label).

Document: Hoofddocument of document uit label naam wijzigen.

New name: Nieuwe naam van document, hiervoor kunnen o.a. variabelen gebruikt worden

Description: Omschrijving van de actie

Show message

Hiermee komt tijdens het live proces een pop-up scherm te voorschijn voor een eindgebruiker. Met, als voorbeeld, de keuze of dat document gemaild moet worden.

Title: Titel van het bericht (balk bovenin).

Message: Het bericht of vraag, welke de gebruiker krijgt te zien in zijn scherm.

Buttons: Ok only, Yes/No, Yes/No/Cancel

Icon: Warning / Error / Info

Save result to: Kies of maak hier een variabelen waarin het antwoord wordt opgeslagen (0 1 2).

Met het opgeslagen antwoord kunnen keuzes in het verder proces gemaakt worden (bijvoorbeeld opslaan ja/nee, mailen ja/nee).

Item afsluiten

Sluit het proces na dit onderdeel af, items kunnen verwijderd of bewaard blijven hierna.

Blok afsluiten

Het stoppen van proces stap, maar wel terugkeren naar het hoofdproces node en proces vervolgen.

Stap afsluiten

Proces stopt na deze stap.

Plugin openen

Geselecteerde plugin openen voor configuratie (dubbel klikken met de muis is hier gelijk aan).

Toevoegen omschrijving

Omschrijving toevoegen aan de geselecteerde procesonderdeel.

Verplaatsen door proces

Hiermee kan je een procesonderdeel door de boomstructuur van het proces heen verplaatsen. Dit kan ook met slepen (muis) gedaan worden.

Openen proces onderdeel

Na selecteren van een procesonderdeel in het proces (geen plugin) kan met deze knop de bewerk functie worden geopend (gelijk aan dubbel klikken met muis op onderdeel).

Error handling

Openen van de error handling voor betreffende proces onderdeel, hierop kan de error handling worden ingericht voor dat specifieke onderdeel. (Bijvoorbeeld Sharepoint upload, geeft error, volgende processtap ziet fout en verstuurd melding aan beheerder). zie ook Tabblad Error Handling Stap Editor voor toelichting.

Onderdeel verwijderen

Selecteer het onderdeel dat verwijderd moet worden en klik op deze knop.