Microsoft Service Account
Over deze pagina
DocuFlow kan gekoppeld worden aan verschillende Microsoft applicaties: SharePoint, Dynamics 365 Sales (CRM), Dynamics 365 Business Central, Exchange en SMTP. Om hiermee verbinding te maken, adviseren wij gebruik te maken van een Documizers account (bvb documizers@jouwbedrijfsnaam.nl).
Deze pagina beschrijft hoe je zo’n account aanmaakt en waar je rekening mee moet houden bij het leggen van de koppeling.
Inhoudsopgave
Gebruiker aanmaken
Maak de gebruiker documizers@jouwbedrijfsnaam.nl aan in je Microsoft omgeving met voldoende rechten binnen de betreffende Microsoft koppeling. De gebruiker moet echt kunnen ‘inloggen’.
Zorg ervoor dat de gebruiker de juiste licentie krijgt. Voor standaard koppelingen zoals SharePoint of Exchange is een zogenaamd Microsoft Business Basic licentie voldoende, maar voor de koppeling met CRM of Business Central, zal je de gebruiker ook daarvoor een licentie moeten toekennen.
Tips!
Het Documizers account zal door alle DocuFlow gebruikers gebruikt worden. Zorg er dan ook voor dat er geen wachtwoordverloopbeleid actief is voor dit account.
Dat geldt ook voor het beleidsregels rondom MFA. Als er bijvoorbeeld één keer per week verplicht ingelogd moet worden met MFA, zal de koppeling voor alle DocuFlow gebruikers elke week ‘omvallen’. Als er binnen jouw organisatie zo’n MFA beleid actief is, zal je het Documizers account hiervan moeten uitsluiten via voorwaardelijke toegang op basis van de Documizers IP-adressen.
Bedrijfsapplicaties installeren (per Microsoft koppeling)
Maak verbinding met de betreffende Microsoft koppeling via https://xxxxx.platform.documizers.com/DocuFlow/Settings (vervang xxxxx door jouw omgevingsnaam) en kies voor de applicatie waarmee je de koppeling wilt leggen:
Business Central
Microsoft CRM
Microsoft SharePoint
Microsoft Exchange
SMTP
Na het inloggen met de betreffende gebruiker, wachtwoord en MFA, zal een scherm verschijnen om de DocuFlow bedrijfsapplicaties te installeren die bij de betreffende Microsoft applicatie hoort. Hieronder een voorbeeld van hoe dit eruit ziet voor de DocuFlow SharePoint bedrijfsapplicatie.
Of de Documizers gebruiker een bedrijfsapplicatie mag installeren, is van groot belang. Zonder bedrijfsapplicatie zal de koppeling niet werken. Of je deze rechten hebt, wordt op een hoog niveau ingericht door de beheerders van je Microsoft omgeving: https://learn.microsoft.com/nl-nl/entra/identity/enterprise-apps/configure-user-consent
Zorg er dan ook voor dat je inlogt met een gebruiker die zo’n bedrijfsapplicatie mag installeren of minimaal een aanvraag mag doen om de app te installeren.
Tip!
Als de Documizers gebruiker deze rechten niet heeft, log je eerst in met een gebruiker die Globale beheerder is. Daarmee installeer je de bedrijfsapplicatie. Deze beheerder kan tijdens het installeren een vinkje zetten bij ‘Toestemming namens uw organisatie’. Na het verlenen van deze toestemming, log je alsnog in met de Documizers gebruiker.
Het is ook mogelijk dat je met de betreffende gebruiker alleen een aanvraag mag doen om de app te installeren. Via Microsoft Azure kan je als beheerder dit soort aanvragen goedkeuren. Vanuit de bedrijfsapplicatie zelf kun je als beheerder achteraf deze deze ‘Toestemming namens uw organisatie’ ook uitdelen: