Het proces ziet er als volgt uit:

In dit proces klikt de gebruiker op een knop om gegevens op te halen, vervolgens wordt het gehele proces automatisch uitgevoerd.

Uitleg afbeeldingen:
- De computer afbeelding staat voor een digitale handmatige actie.
- De server afbeelding staat voor een automatische handeling.

Inhoudsopgave

Stappenplan offerte maken, opslaan in SharePoint en openen

Stap 1 - Configuratie Dynamics Button

Voordat we het proces gaan bouwen in Docuflow, is het van belang dat we alvast in CRM wat zaken aanpassen.

Tabblad Parameters

Toelichting

• De button roept het sjabloon ‘DocuFlow Offerte sept 2019’ aan.

• ‘Allow master document editing’ staat op ‘Never’. Dit zorgt er voor dat het document niet kan worden bewerkt voordat de documentacties worden uitgevoerd.

• ‘Auto open document’ staat aangevinkt. Hierdoor wordt het document na het genereren automatisch geopend.

Tabblad Document actions

Toelichting

• Doordat het vinkje aan staat bij ‘Allow document actions deactivation’, is het mogelijk om bij het genereren van het document het document niet op te slaan op SharePoint.

Configuratie ‘Voorwaardelijke instellingen SharePoint’

Toelichting

• Allerlei gegevens worden als extra metadata aan SharePoint meegegeven via de optie property:

  • Kenmerk: Hier wordt het ‘Specialfield Reference’ gebruikt, oftewel het centraal in DocuBuilder ingestelde kenmerk.

  • Projectnaam en ProjectNr: Hiervoor wordt een ‘Mergefield’ (in dit geval een veld uit Dynamics) gebruikt.

  • Betreft: Hiervoor wordt een bladwijzer uit het Word-document gebruikt.

  • Author en Editor: Hiervoor wordt het veld SharePointUserName uit de DocuBuilder gebruikersdatabase gebruikt.

• Het document wordt altijd opgeslagen op de site ‘Relaties' in de documentbibliotheek ‘Documents’ in de map ‘Naam’. Het veld ‘Naam’ is een Mergefield.

• Als het projectnummer gevuld is, gaat het om een offerte. De offerte wordt in dat geval opgeslagen in de map ‘Naam’/Offertes in plaats van in de map ‘Naam’.

De process-step

In DocuFlow is de process-step ‘Offerte ondertekenen en versturen’ ingericht.

Tabblad ‘MS Office integratie’

Toelichting

• Op het tabblad MS Office integratie is aangegeven dat de knop zichtbaar moet zijn in Word.

• Bij de General Settings is aangegeven dat bladwijzers vanuit het Word-document automatisch in DocuFlow beschikbaar moeten komen met ‘BMK_’ voor de naam van de bladwijzer.

Tabblad ‘Proces workflow’

Toelichting

• In eerste instantie worden de bladwijzers uit het Word-document aangemaakt als label in DocuFlow. Dit is niet per se noodzakelijk, maar maakt het bij het inrichten van het proces wel makkelijker om te ‘debuggen’.

• Na het aanroepen van de Plugin Digitale ondertekening - Sign document, wordt alleen verder gegaan met het proces als het ondertekenresultaat 30 is (30 betekent dat het document succesvol digitaal ondertekend is).

Configuratie plugin ‘Digitale ondertekening - Sign document’

Toelichting

• Voor de gegevens die aan de digitale handtekening worden gekoppeld, worden voor de naam en het e-mail adres de DocuFlow velden ‘Username’ en ‘Useremail’ gebruikt. Dit zijn velden die terug te vinden zijn in de gebruikersdatabase van DocuFlow.

• Voor het bepalen van de plek van de digitale handtekening stempel van ondertekenen.nl, wordt in het document gezocht naar de tekst {{Signer1}}. Op de plek waar die tekst in het document staat (in dit geval als witte tekst), wordt de stempel geplaatst.

• Als het document getekend is, wordt deze in het label ‘GetekendDocument’ opgeslagen, zodat deze verderop in het proces gebruikt kan worden.

• Het ondertekenresultaat wordt ook in een label opgeslagen. Mogelijke waarden zijn:

  • 30 - Het document is succesvol ondertekend

  • 40 - Het document is afgewezen

Configuratie ‘Vragenschermen - Show Question Screen’

Toelichting

• Voordat de offerte naar ondertekenen.nl wordt verstuurd, wordt aan de gebruiker gevraagd de contactgegevens van de klant (Naam, e-mail adres en mobiele telefoonnummer) te controleren.

• ‘Bewaar antwoord in’ zorgt er ook voor dat de standaard waarde van het label al vooringevuld is met de waarde die eerder aan het label is toegekend:
  

  

Configuratie plugin 'Digitale ondertekening - Send to sign'

Met deze plugin wordt het document naar ondertekenen.nl gestuurd, waarbij ondertekenen.nl een ondertekenlink terug geeft aan DocuFlow. Hierdoor is het mogelijk een eigen opgemaakte e-mail te gebruiken waar je deze ondertekenlink in kunt gebruiken.

Tabblad ‘Instellingen’

Toelichting

• Bij Customer return Url staat de pagina ingesteld waar de ondertekenaar op terecht komt na het ondertekenen van het document.

• Bij Document Profile Id staat het Id van het documentprofiel van DocuBuilder waarin geregeld is welke documentprofielen moeten worden gebruikt ná het ondertekenen:
  

  

• In bovenstaand documentprofiel is op het tabblad ‘Digitale Signature’ geregeld welke documentprofielen moeten worden aangeroepen bij succesvol ondertekenen, bij afwijzen van de ondertekening en bij het verlopen van de ondertekening. Per documentprofiel kunnen vervolgens weer bepaalde acties worden ingesteld:
  

  

• Door bij ‘Expiratie transactie’ 30 dagen in te vullen, heeft de ontvanger maximaal 30 dagen de tijd om zijn handtekening te plaatsen.

• Door ‘Send confirmation and report’ aan te zetten, krijgt de ondertekenaar na het ondertekenen een uitgebreid transactierapport van Signhost (ondertekenen.nl) met daarin allerlei gegevens van de ondertekenaar die bij het ondertekenen zijn gebruikt. Denk hierbij aan e-mail adres, ip-adres enz. Mocht ooit in twijfel worden getrokken dat degene die zijn/haar handtekening heeft gezet, vormt dit transactierapport een extra ‘bewijslast’ bij een eventuele gerechtelijke procedure.

Tabblad ‘Te tekenen documenten’

Toelichting

• Op dit tabblad geef je aan welk document naar ondertekenen.nl gestuurd moet worden ter ondertekening en in welk label de ondertekenlink moet worden opgeslagen.

Tabblad ‘Ondertekenaars’

Toelichting

• Op dit tabblad geef je aan welke gegevens (in dit geval labels) gebruikt moeten worden voor de ondertekening.

• Door bij Search tag {{Signer2}} in te vullen, wordt in het document gezocht naar de tekst {{Signer2}} om te bepalen waar de handtekening stempel van ondertekenen.nl wordt gezet.

Tabblad ‘Merge data’

Toelichting

• Op dit tabblad worden Mergefields meegegeven aan ondertekenen.nl. Als een ondertekening succesvol, geweigerd of verlopen is, stuurt ondertekenen.nl de inhoud van deze velden mee terug met het document. DocuBuilder kan deze velden vervolgens weer gebruiken in het vervolgtraject. In dit geval worden bijvoorbeeld de velden ‘Naam’ en 'ProjectNr' gebruikt om na het ondertekenen te bepalen waar het getekende document in SharePoint wordt opgeslagen (zie Configuratie Voorwaardelijke instellingen SharePoint).

Configuratie plugin ‘DocuBuilder - document aanmaken (in proces) - Generate Documents’

Tabblad ‘Opties’

Toelichting

• Door de optie ‘Silent mode’ aan te zetten, wordt het genereren van het Word-document / de e-mail in de achtergrond uitgevoerd, zonder dat de gebruiker de DocuBuilder vraagschermen krijgt.

• Het gegenereerde Word-document wordt opgeslagen in het label ‘OfferteBegeleidendeEmail’.

Tabblad ‘Merge data to DC’

Toelichting

• In het Word-sjabloon staan drie Mergefields: ‘ContactpersoonAanhefInformeel’, ‘Projectnaam’ en ‘SignLink’. Deze velden worden vanuit DocuFlow meegegeven aan DocuBuilder zodat ze gebruikt kunnen worden in de e-mail.

Configuratie plugin ‘Verzenden e-mail - Send E-Mail via Outlook’

Er zijn twee soorten plugins mogelijk voor het verzenden van e-mail: de Outlook plugin en de SMTP plugin. Beiden hebben hun eigen voor- en nadelen.

Voordelen Outlook plugin

• De e-mail wordt als concept e-mail aangemaakt en is nog te bewerken voor het verzenden.

• De verzonden e-mail is terug te vinden in je Verzonden items in Outlook.

Nadelen Outlook plugin

• De e-mail wordt niet direct verzonden, dus het proces kan niet op de achtergrond draaien.

• De afzender van de e-mail is alleen in te stellen met in je eigen Outlook beschikbare accounts.

Tabblad ‘Email instellingen’

Toelichting

• Voor het maken van de (concept) e-mail in Outlook, worden gebruikersvelden en labels gebruikt.

• Door bij ‘Tekst van label / variabele’ het label te gebruiken waar het in de vorige stap gebruikte Word-document in staat, wordt de inhoud van het Word document als e-mail tekst gebruikt.

Tabblad ‘Bijlagen’

Toelichting

• Door het vinkje ‘Verstuur document als bijlage’ uit te zetten, wordt de offerte niet als bijlage meegestuurd. Omdat in de e-mail tekst een ondertekenlink staat, is dit ook niet nodig.

Configuratie plugin 'Office 365 / Sharepoint - document opslaan - Upload'

Het door Documizers ondertekende document wordt op SharePoint opgeslagen.

Toelichting

• De opslaan in SharePoint plugin is bewust als laatste plugin in het proces opgenomen. Het uploaden van een document naar SharePoint is namelijk vaak traag.

• De sitenaam is in deze omgeving al opgeslagen in de SharePoint verbinding: