DocuFlow is een platform wat document (en email) processen automatiseert.
Het is een platform waarop een document door het proces wordt geloodst. Bijvoorbeeld een offerte proces.
Bij een offerte proces hoeft niet perse de offerte het proces document te zijn, dat mag ook iedere ander document zijn.
Belangrijk is, dat er een document is waaraan metadata (documenteigenschappen) wordt gekoppeld.

Metadata zijn velden met:

Gegevens (bijvoorbeeld het offerte nummer / offerte omschrijving / etc.)
Lijsten van gegevens (=een selectie van data meerdere gegevens in één veld)
Één document (bijvoorbeeld de offerte of de email van de offerte)
Lijsten met meerdere documenten (ljst met documenten te gebruiken als bijlagen voor een email)

Deze velden zorgen voor de gegevens overdracht tussen processtappen of tussen onderdelen binnen één processtap.
Sommige velden worden gevuld door een proces stap of onderdeel zelf, andere velden worden vooraf geconfigureerd. In beide gevallen worden ze in het (vervolg) proces gebruikt.

DocuFlow kent 4 type velden:

Parameters = velden welke vooraf gevuld worden buiten het proces
Tags = velden welke tijdens het proces worden gevuld. Deze velden worden opgeslagen als metadata van het document, zodat ze in andere vervolgstappen kunnen worden hergebruikt.
Variables = velden welke, net als de tags, tijdens het proces worden gevuld, maar niet worden opgeslagen als metadata van het document. Deze velden worden alleen gebruikt binnen de onderdelen van één processtap.
Status = veld waarin de status wordt opgeslagen van een document

Inhoud

Parameters

Parameters zijn velden welke vooraf zijn gedefinieerd én gevuld met gegevens.
Deze parameters worden in processtappen gebruikt, zodat de gegevens centraal kunnen worden gewijzigd.

Central parameters

Instelling welke voor alle processen van toepassing is.
Bijvoorbeeld, de URL welke wordt gebruikt nadat een klant een document digitaal heeft ondertekend.

Per parameter wordt opgegeven:

Veld	Omschrijving
Parameter	Naam van de parameter, welke wordt gebruikt in de processtappen. Een parameter krijgt de notatie: {$xxxxx} Bijvoorbeeld: {$DB URL} Deze parameter kan dan worden opgehaald via: met als resultaat
Type	Het veld kan van een van de onderstaande typen zijn:
Group value	Naam van het hoofdstuk
Value	De waarde welke op de plaats van de parameter moet worden ingevoegd.

Process parameters

Instelling welke alleen binnen één specifiek per proces van toepassing is.
Bijvoorbeeld, het AFAS dossier type wat van toepassing is op dit proces.

Voor verdere beschrijving zie voorgaand hierboven ‘Central Parameters’

User parameters

Instellingen per gebruiker.
Bijvoorbeeld: e-mail adres van de vervanger of naam van de AFAS omgeving.

Deze parameter wordt geconfigureerd bij de [User Fields]

en de parameters worden gevuld bij de [Users]