Bibliotheek indexeren Sharepoint

Bij meer dan 5000 documenten in de bibliotheek (library) van een Sharepoint site, is het indexeren nodig om de gewenste folders uit te lezen voor DocuFlow. Hieronder staat beschreven hoe deze stappen te volgen.

Foutmelding: De bewerking die u probeerde uit te voeren, is niet toegestaan omdat anders de drempelwaarde voor lijstweergave wordt overschreden.

Stap 1 - Openen van de beheerdersinstellingen van de documenten in de betreffende bibliotheek.

Ga naar de juiste site (waar het probleem zich voor doet). Open de map (1) documenten, ga naar de (2) instellingen en selecteer (3) Bibliotheekinstellingen

Stap 2 - Openen van de Meer bibliotheekinstellingen

Stap 3 - Zichtbaarheid aantal documenten in de bibliotheek.

in dit scherm is direct te zien over de drempelwaarde van 5000 documenten is overschreden, waardoor een indexering nodig.

Scroll naar beneden en selecteer de link Geïndexeerde kolommen.

Stap 4 - Aanmaken van nieuwe indexen. Deze moeten worden toegevoegd op de velden welke worden gebruikt door DocuFlow. Denk hier aan Naam, Ondertekenaar, Email etc etc. Al deze velden moeten geïndexeerd worden. Ga naar de link Een nieuwe index maken.

Stap 5 - Toevoegen van de benodigde indexen

Selecteer een kolom waarop gezocht / gewerkt moet worden (1). klik op maken (2).

Herhaal dit proces voor alle kolommen welke DocuFlow gebruikt.

Wanneer de indexering is toegepast zal dit uiteraard tijd in beslag nemen voordat Microsoft alles heeft geïndexeerd. Houdt hier rekening mee!