Het totale jaarrekening proces bestaat uit vele stappen, van de opdrachtbevestiging tot en met het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Het laten ondertekenen van de jaarrekening door de juiste personen, is slechts een klein onderdeel van het totale proces. Dit deelproces is als volgt ingericht:
In AFAS wordt via een workflow aangegeven dat de jaarrekening gereed is voor verzending naar de klant.
DocuFlow haalt uit AFAS op welke jaarrekeningen gereed zijn en plaatst deze ter ondertekening op de persoonlijke Outsite omgeving van de klant of print deze als klanten de stukken liever per post ontvangen.
In DocuFlow zijn hiervoor de volgende stappen ingericht:
Get-step: Haal alle dossieritems op uit AFAS waarvoor in de workflow is aangegeven dat de definitieve jaarrekening verstuurd moet worden en handel de workflow af.
Process-step 1: Maak een begeleidende brief.
Process-step 2: Bepaal op basis van gegevens in AFAS en vragen aan de gebruiker welke documenten verstuurd moeten worden en of dit per post, per e-mail of via AFAS Outsite aan de klant aangeboden moet worden.
Inhoudsopgave
De get-step: Plugin ‘Afas/Insite - document ophalen’
Toelichting
De get-step is ‘op timer’ ingesteld. Door een vinkje te zetten bij ‘Background execution activated’ weet DocuServer dat dit proces actief is.
Bij ‘Automatisch naar volgende stap’ staat de process-step ingesteld. In dit geval heet deze ‘Begeleidende brief definitieve jaarrekening’. Deze process-step wordt per opgehaald bestand uitgevoerd.
Configuratie plugin ‘Afas/Insite - document ophalen - Get dossier attachments’
Tabblad Kenmerken
Toelichting
Bij het veld Afas GetConnector staat DocumentExplorer_Dossiers. De plugin 'Afas/Insite - document ophalen - Get dossier attachments’ kan alleen aan deze AFAS GetConnector of aan de GetConnector DocuFlow_Dossiers gekoppeld worden.
Bij de velden ‘Workflow’ en ‘Taak’ staat ingesteld dat alleen dossieritems worden opgehaald die in deze stap staan.
Na het ophalen van het dossieritem wordt de workflow taak afgesloten met de actie ‘Brief aangemaakt’ zodat deze in de volgende stap in de workflow terecht komt.
Configuratie ‘Velden’ bij Afas GetConnector ‘DocumentExplorer_Dossiers’
Toelichting
Alleen de inhoud van het veld DossierId uit de GetConnector wordt in een label opgeslagen zodat deze later in het proces gebruikt kan worden.
De eerste process-step
De eerste process-step wordt automatisch aangeroepen vanuit de get-step en bestaat uit twee plugins:
Configuratie plugin ‘Afas Insite - document opslaan - Get data into tags’
Toelichting
Voor het ophalen van de gegevens uit het dossieritem wordt de AFAS GetConnector ‘WordConnect_DossierItems’ gebruikt. Door te klikken op ‘Velden’ bij deze GetConnector kun je de velden configureren.
Bij de ‘Filter value’ van het DossierId wordt het label ‘DossierId’ gebruikt dat in de get-step is gevuld.
Met dit DossierId wordt de inhoud van het veld ‘Verzendmethode_wf’ uit de GetConnector in het DocuFlow label ‘Verzendmethode’ opgeslagen zodat deze later in het proces kan worden gebruikt.
Configuratie plugin ‘DocuBuilder - document aanmaken (in proces) - Generate Documents’
Tabblad ‘Opties’
Toelichting
Door de optie ‘Silent mode’ aan te zetten, wordt het genereren van het Word-document / de e-mail in de achtergrond uitgevoerd, zonder dat de gebruiker de DocuBuilder vraagschermen krijgt.
Het gegenereerde Word-document wordt opgeslagen in het label ‘DefinitiefJaarrekening’.
Door het vinkje aan te zetten bij ‘Run save plugins’ worden de documentacties van het documentprofiel - in dit geval Opslaan in AFAS (zonder vragen) - ook uitgevoerd:
In DocuBuilder is in de voorwaardelijke instellingen van AFAS ingeregeld dat het gegenereerde document (de begeleidende brief) als sub-dossieritem ingeschoten moet worden van het hoofd-dossieritem (de jaarrekening). Zie de hieronder in het geel gearceerde regels waarmee dit gedaan wordt.
Tabblad ‘Merge data to DC’
Toelichting
Op dit tabblad kunnen labels en variabelen van DocuFlow als Mergefields doorgegeven aan DocuBuilder. Deze Mergefields kunnen vervolgens in het document of in de dataconnectoren gebruikt worden bij automatische filters. In dit geval worden het DossierId en de Verzendmethode doorgegeven aan DocuBuilder.
Het DossierId wordt in de filter gebruikt:
De verzendmethode wordt in het sjabloon als voorwaarde voor het wel/niet invoegen van een tekstblok gebruikt:
Tabblad ‘Merge data from DC’
Toelichting
In het documentprofiel in DocuBuilder worden verschillende dataconnectoren aangeroepen. Mergefields die tot dusver alleen in DocBuilder beschikbaar waren, kun je hiermee overzetten naar labels of variabelen in DocuFlow.
De tweede process-step
Door de brief uit de eerste process-step op te slaan in AFAS, heeft degene die aan het dossieritem is gekoppeld in AFAS Insite een taak gekregen om de brief te verzenden. Vanuit AFAS Insite wordt het document geopend.
Tabblad ‘MS Office integratie’
Toelichting
Op het tabblad ‘MS Office integratie’ is aangegeven dat de knop zichtbaar moet zijn in Word.
Bij de General Settings is aangegeven dat documenteigenschappen vanuit het Word-document automatisch in DocuFlow beschikbaar moeten komen met ‘DP_’ voor de naam van de documenteigenschap.
Tabblad ‘Proces workflow’
Toelichting
Deze process-step is zo groot dat hieronder per nummer een uitleg volgt van de configuratie.
1. Gegevens verzamelen
Toelichting
Documenten die met DocuBuilder in een dossieritem worden opgeslagen in AFAS krijgen automatisch een documenteigenschap AfasDossierId mee. Omdat dit document wordt geopend vanuit AFAS Insite, zit je in Word en kun je de Word documenteigenschappen ook gebruiken in je proces.
Het Word document wordt opgeslagen in het label ‘BegBriefWord’.
Configuratie plugin ‘Huisstijl aan PDF toevoegen - Combine’
Toelichting
In dit geval wordt deze plugin gebruikt om het bestand om te zetten naar PDF en om het bestand een nieuwe bestandsnaam te geven: ‘Begeleidende brief.pdf’.
Het omzetten van Word documenten naar PDF formaat is mogelijk doordat ‘Convert supported documents’ is aangevinkt.
Configuratie plugin 'Afas / Insite - document opslaan - Get data into tags' (Ophalen JaarrekDossierID)
Toelichting
Voor het ophalen van de gegevens van het dossieritem wordt de AFAS GetConnector ‘WordConnect_DossierItems’ gebruikt. Door te klikken op ‘Velden’ bij deze GetConnector kun je de velden configureren.
Bij de ‘Filter value’ van het dossieritem wordt de variabele ‘BegBriefDossierID’ gebruikt dat in het begin van de process-step is gevuld met het dossierid van het openstaande Word document.
Omdat de begeleidende brief een sub-dossieritem is van het jaarrekening dossieritem, wordt hier het gekoppelde hoofd-dossieritem opgehaald. Het Id van het hoofd-dossieritem wordt opgeslagen in de variabele 'JaarrekDossierId'.
Het DebiteurNr wordt opgeslagen in een variabele.
Configuratie plugin 'Afas / Insite - document opslaan - Get data into tags' (Ophalen gegevens)
Toelichting
Voor het ophalen van de gegevens van het dossieritem worden de AFAS GetConnectoren ‘WordConnect_DossierItems’ en ‘WordConnect_Verkooprelaties’ gebruikt. Door te klikken op ‘Velden’ bij deze GetConnectoren kun je de velden configureren.
Door bij de 'Filter value' het in de vorige stap opgehaalde hoofd-dossieritem ID in te vullen, wordt de GetConnector ‘WordConnect_DossierItems’ nogmaals aangeroepen en worden allerlei gegevens van het hoofd-dossieritem opgehaald.
Bij de ‘Filter value’ van de GetConnector ‘WordConnect_Verkooprelaties’ wordt de in de vorige stap gevulde variabele ‘Debiteurnr’ gebruikt. Met dit veld wordt onder andere uit de Verkooprelatie in AFAS opgehaald of de klant toegang heeft tot AFAS Outsite:
2. Foutmelding als de verzendmethode niet is ingevuld in AFAS
Toelichting
Als de verzendmethode niet is ingevuld in AFAS, verschijnt een foutmelding en wordt het proces afgesloten.
3. Vestiging bepalen
Toelichting
In dit geval is er logica gebruikt in klantnummers. Elke vestiging heeft zijn eigen briefpapier. DocuBuilder kan, in tegenstelling tot DocuFlow, alleen hele velden uitlezen (dus niet ‘start met’, ‘eindigt met’ of ‘bevat’). Om die reden wordt in DocuFlow al de vestiging bepaald, zodat dit later in het proces aan DocuBuilder als Mergefield kan worden meegegeven.
4. Ophalen jaarrekening pdf vanuit CaseWare bestandsstructuur
Toelichting
In deze stappen wordt aan de gebruiker gevraagd de jaarrekening PDF te selecteren en vervolgens wordt de bestandsnaam gewijzigd.
Configuratie plugin ‘Document opslaan in label - Fill document tag’
Toelichting
Bij ‘Document tag to fill’ staat het DocuFlow label waar het geselecteerde document in wordt opgeslagen.
Bij ‘Default folder’ staat de standaard map waaruit het bestand moet worden opgehaald. In dit geval staat ‘Auto navigate down’ open, zodat bij het interactief selecteren van het bestand, de verkenner alvast naar de ‘Default folder’ toe gaat.
Bij ‘Allowed file name patterns’ staan de naam en het bestandspatroon die de gebruiker mag selecteren. In combinatie met ‘Single file selection’ is hier dus ingesteld dat er maximaal één PDF-bestand geselecteerd mag worden.
Het vinkje bij ‘Show user interface’ zorgt er voor dat het bestand altijd handmatig geselecteerd moet worden. Bij deze klant is hiervoor gekozen, omdat de bestandsnaam van de definitieve jaarrekening in CaseWare niet altijd eenduidig wordt vastgelegd. Als dit wel het geval was geweest, had deze stap namelijk ook zonder de handmatige selectie uitgevoerd kunnen worden.
Configuratie plugin ‘Huisstijl aan PDF toevoegen - Combine’
Toelichting
Voordat de pdf aan de klant wordt verstrekt, wordt deze via deze plugin eerst hernoemd naar een eenduidige bestandsnaam. In de bestandsnaam wordt de inhoud van het label ‘Boekjaar’ gebruikt.
5. Notulen AVA wel of niet toevoegen
Toelichting
Aan de gebruiker wordt gevraagd of de notulen van de AVA toegevoegd moeten worden. Zo ja, wordt gevraagd het pdf-bestand met de notulen te selecteren.
Configuratie ‘Show Message’
Toelichting
Door bij ‘Buttons’ te kiezen voor ‘Yes/No’ krijgt de gebruiker een vraag waarbij hij alleen voor Ja of Nee kan kiezen.
Bij 'Save result to' staat het label vermeld waarin het antwoord op de vraag opgeslagen moet worden. Als er op Ja wordt geklikt, krijgt het label ‘AangifteVPBToevoegen2’ de waarde 0, anders krijgt deze de waarde 1.
Configuratie plugin 'Document opslaan in label - Fill document tag'
Toelichting
Aangezien de notulen ook via CaseWare worden aangemaakt, is de configuratie van deze plugin hetzelfde als bij het jaarrekening bestand (zie hierboven). Het enige verschil is dat het document wordt opgeslagen in het DocuFlow label NotulenAVA.
6 en 7. Aangifte VPB wel of niet toevoegen
Toelichting
Aan de gebruiker wordt gevraagd of de aangifte VPB toegevoegd moet worden. Als hier gekozen wordt voor ‘Ja’, wordt gevraagd het pdf-bestand met de VPB-aangifte te selecteren.
Als de stukken per post worden verstuurd, wordt er ook een aparte akkoordverklaring gemaakt die de klant kan ondertekenen en terug sturen.
De configuratie van de plugins die hier worden gebruikt voor het selecteren en hernoemen van de bestandsnaam is hetzelfde als bij stap 4 en 5.
8. Soort bepalen
Toelichting
Bij het opslaan van de te ondertekenen stukken in AFAS Outsite, is een vrij veld aangemaakt in het dossieritem: Soort. Afhankelijk van een aantal gegevens wordt de inhoud van dit veld hier bepaald.
9. Kopie-ontvangers definitieve stukken per e-mail versturen
Toelichting
In het dossieritem in AFAS is een vrij veld aangemaakt, waar (een) e-mail adres(sen) ingevuld kunnen worden die een e-mail krijgen met daarin de definitieve stukken van de jaarrekening. Deze worden hier verstuurd.
Configuratie plugin ‘DocuBuilder - document aanmaken (in proces) - Generate Documents’
Toelichting
Er wordt een e-mail aangemaakt voor de kopie-ontvanger van de jaarstukken en deze e-mail tekst wordt opgeslagen in het label EmailtekstCC.
Door het vinkje aan te zetten bij ‘Silent mode’ wordt de e-mail op de achtergrond gegenereerd zonder tussenkomst van de gebruiker.
Op het tabblad ‘Merge data to DC’ worden twee Mergefields meegegeven aan DocuBuilder:
Deze twee Mergefields zijn als volgt in het sjabloon opgenomen:
Configuratie plugin ‘Verzenden Email - Send E-Mail via SMTP’
Tabblad ‘Email instellingen’
Toelichting
Door het vinkje aan te zetten bij ‘Silent mode', wordt de e-mail 'op de achtergrond’ verstuurd, zonder tussenkomst van de gebruiker.
Bij de geadresseerde wordt de inhoud van de DocuFlow variabele ‘EmailCC’ gebruikt.
Het onderwerp van de e-mail is opgebouwd uit vaste tekst en DocuFlow labels die eerder zijn gevuld met data uit AFAS.
De bodytekst van de e-mail wordt gevuld met de inhoud van het label ‘EmailtekstCC’ die in de vorige stap gevuld was.
Tabblad Bijlagen
Toelichting
Op het tabblad ‘Bijlagen’ staan alle relevante labels waar een document in zou kunnen staan. Als een label niet gevuld is (bijvoorbeeld als de notulen AVA niet meegestuurd hoeven te worden), levert dit geen problemen op.
10. Een extra exemplaar per post verzenden
Toelichting
In het dossieritem in AFAS kan worden vastgelegd dat de klant ook een kopie van de definitieve stukken per post wil ontvangen. Als dit is ingegeven, wordt eerst een melding gegeven, vervolgens wordt gevraagd de printer te selecteren en als laatste worden de betreffende documenten afgedrukt.
Configuratie ‘Show Message’
Toelichting
Door bij ‘Buttons’ te kiezen voor ‘Ok only’ wordt een informatiescherm getoond waar je alleen kunt kiezen voor OK.
Configuratie plugin ‘Vragenschermen - Show Question Screen’
Toelichting
Via dit vraagscherm kan de gebruiker één van de drie vooraf ingevulde printernamen selecteren. De geselecteerde printer wordt in het DocuFlow label ‘Printer’ opgeslagen, zodat dit in de volgende plugin kan worden gebruikt.
Configuratie plugin ‘Afdrukken - Print’
Toelichting
Bij Tag / variable staat het label geselecteerd met daarin het af te drukken document.
11. De definitieve stukken per post verzenden en vastleggen in een nieuw dossieritem in AFAS
Toelichting
Net als bij de vorige stap (10) wordt aan de gebruiker gevraagd een printer te selecteren en daarna worden de documenten geprint.
Configuratie plugin ‘Afas / Insite - document opslaan - Save item in Afas’
Tabblad ‘Dossier type en bijlage’
Toelichting
Hier wordt aangegeven welk ‘Dossier type’ en welke dossier omschrijving moet worden gebruikt voor de vastlegging van dit dossieritem.
Tabblad ‘Extra bijlagen’
Toelichting
Bij ‘Label / Variabele bijlagen’ zijn alle labels toegevoegd waar een document in zou kunnen zitten.
Tabblad ‘Dossier bestemming’
Toelichting
DocuFlow toont welke verplichte en optionele bestemmingen er aan het dossieritem zijn gekoppeld.
In dit geval wordt voor de bestemming ‘Verkooprelatie’ de DocuFlow variabele ‘DebiteurNr’ gebruikt en voor de bestemming ‘Dossieritem’ de DocuFlow variabele ‘JaarrekDossierId’.
Door de bestemming Dossieritem te gebruiken, wordt dit dossieritem opgeslagen als sub-dossieritem van het hoofddossieritem waarvan het Id in de variabele ‘JaarrekDossierId’ staat.
Tabblad ‘Kenmerken’
Toelichting
Als kenmerk wordt de inhoud van de DocuFlow variabele ‘Kenmerk 1’ gebruikt.
Tabblad 'Andere velden'
Toelichting
Hier worden de ‘Verantwoordelijke’ en de ‘Instuurder’ gevuld.
Voor de instuurder wordt een parameter gebruikt. Deze parameter is als ‘vrij veld’ in DocuFlow per gebruiker vastegelegd.
In het dossieritem zijn enkele vrije velden ingericht ('Verzendmethode post' en ‘Soort’). Via de autorisatietool in AFAS kun je de waarde voor het ‘FieldId’ en ‘Table’ opzoeken. Bij ‘Value’ wordt vervolgens de vaste waarde of het label ingevuld met daarin de juiste waarde voor het vrije veld.