Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 4 Next »

In onderstaand voorbeeld wordt in AFAS onder bepaalde voorwaarden een (leeg) dossieritem met een bepaald kenmerk ingeschoten, zodat DocuFlow hiervoor een e-mail kan genereren en versturen. Het proces is als volgt:

  1. Via een signaal of taak in AFAS wordt onder bepaalde voorwaarden automatisch een dossieritem met een bepaald kenmerk ingeschoten.

  2. Per dossieritem wordt bepaald welke e-mail erbij hoort, en de e-mail wordt verzonden en opgeslagen in AFAS.

  3. De workflow die aan het dossieritem hangt, wordt afgehandeld.

In DocuFlow zijn hiervoor de volgende stappen ingericht:

  1. Een aantal get-steps: Haal van een bepaald dossiertype met een bepaald kenmerk alle dossieritems op die zich in de workflow stap ‘Te versturen’ bevinden en zet de workflow stap door naar ‘In behandeling’.

  2. Eén door alle get-steps gedeelde process-step:

    1. Haal per dossieritem aanvullende gegevens op uit AFAS.

    2. Bepaal op basis van het kenmerk en de aanvullende gegevens uit AFAS de variabelen voor de e-mail. Denk hierbij aan afzender, ontvanger, e-mail tekst, enz.

    3. Verstuur de e-mail

    4. Sla de e-mail op als bijlage bij het dossieritem

    5. Zet de workflow door naar ‘Verstuurd’.

Inhoudsopgave

De get-steps: Plugin ‘Afas/Insite - document ophalen’

Toelichting

  • Bij het veld ‘Uitvoering’ staat ‘Schedule’ ingevuld en bij de ‘Step schedule’ staat ingevuld dat dit 's ochtends om 9 uur moet gebeuren.

  • Door een vinkje te zetten bij ‘Background execution activated’ weet DocuServer dat dit proces actief is.

  • Bij ‘Automatisch naar volgende stap’ staat de process-step ingesteld. In dit geval heet deze ‘Verwerk dossieritem’. Deze process-step wordt per opgehaald bestand uitgevoerd.

Configuratie plugin ‘Afas/Insite - document ophalen - Get dossier attachments’

Tabblad Kenmerken

Toelichting

  • Bij het veld Afas GetConnector staat DocumentExplorer_Dossiers. De plugin 'Afas/Insite - document ophalen - Get dossier attachments’ kan alleen aan deze get-connector of aan de get-connector DocuFlow_Dossiers gekopeld worden.

  • Bij het veld ‘Kenmerk 1 - Standaard’ staat het kenmerk ingegeven. Alleen dossieritems met dossiertype 61 én dit kenmerk worden opgehaald.

  • Bij de velden ‘Workflow’ en ‘Taak’ staat ingesteld dat alleen dossieritems worden opgehaald die in deze stap staan.

  • Na het ophalen van het dossieritem wordt de workflow taak afgesloten met de actie ‘Afhandelen’ zodat deze in de volgende stap ‘In behandeling’ terecht komt.

Configuratie ‘Velden’ bij Afas GetConnector ‘DocumentExplorer_Dossiers’

Toelichting

  • Van ieder dossieritem worden drie velden opgeslagen in labels in DocuFlow: DossierId, ProjectNr en Kenmerk1.

Tabblad Bijlagen

Toelichting

  • Aangezien de get-step op de achtergrond draait (via DocuServer), moet ‘Toon gebruikersscherm’ uit staan.

  • Door te kiezen voor de optie ‘Genereer voor alle bijlagen één label (groep) voor één dossier’, krijg je onderin het scherm de mogelijkheid een dummy-document te genereren. De labels die je bij het vorige scherm geconfigureerd hebt, worden aan dit dummy-document gehangen en kunnen verderop in het proces worden gebruikt.

  • Bijlagen kunnen in AFAS het dossieritem zelf staan, of in een reactie. Aangezien het hier om een leeg dossieritem gaat, is er voor gekozen om geen bijlagen op te halen uit het dossier.

  • No labels