In onderstaand voorbeeld wordt in AFAS onder bepaalde voorwaarden een (leeg) dossieritem met een bepaald kenmerk ingeschoten, zodat DocuFlow hiervoor een e-mail kan genereren en versturen. Het proces is als volgt:
Via een signaal of taak in AFAS wordt onder bepaalde voorwaarden automatisch een dossieritem met een bepaald kenmerk ingeschoten.
Per dossieritem wordt bepaald welke e-mail erbij hoort, en de e-mail wordt verzonden en opgeslagen in AFAS.
De workflow die aan het dossieritem hangt, wordt afgehandeld.
In DocuFlow zijn hiervoor de volgende stappen ingericht:
Een aantal get-steps: Haal van een bepaald dossiertype met een bepaald kenmerk alle dossieritems op die zich in de workflow stap ‘Te versturen’ bevinden en zet de workflow stap door naar ‘In behandeling’.
Eén door alle get-steps gedeelde process-step:
Haal per dossieritem aanvullende gegevens op uit AFAS.
Bepaal op basis van het kenmerk en de aanvullende gegevens uit AFAS de variabelen voor de e-mail. Denk hierbij aan afzender, ontvanger, e-mail tekst, enz.
Verstuur de e-mail
Sla de e-mail op als bijlage bij het dossieritem
Zet de workflow door naar ‘Verstuurd’.
Inhoudsopgave
De get-steps: Plugin ‘Afas/Insite - document ophalen’
Toelichting
Bij het veld ‘Uitvoering’ staat ‘Schedule’ ingevuld en bij de ‘Step schedule’ staat ingevuld dat dit 's ochtends om 9 uur moet gebeuren.
Door een vinkje te zetten bij ‘Background execution activated’ weet DocuServer dat dit proces actief is.
Bij ‘Automatisch naar volgende stap’ staat de process-step ingesteld. In dit geval heet deze ‘Verwerk dossieritem’. Deze process-step wordt per opgehaald bestand uitgevoerd.