In onderstaand voorbeeld worden documenten via een scanner ingescand en door de scanner met een bepaalde bestandsnaam ergens op het netwerk opgeslagen. In DocuFlow zijn vervolgens de volgende stappen ingericht:
Lees de bestandsnamen in de betreffende map.
Verplaats de bestanden naar een map ‘Verwerkt’.
Bepaal op basis van de bestandsnamen de ‘meta-data’ voor het betreffende bestand
Maak per bestand op basis van de gegevens in de bestandsnaam een dossieritem aan in AFAS.
De get-step: Plugin ‘Documenten ophalen uit folder’
Toelichting bij dit scherm
De get-step is ‘op timer’ ingesteld. Door een vinkje te zetten bij ‘Background execution activated’ weet DocuServer dat dit proces actief is.
Bij ‘Automatisch naar volgende stap’ staat de process step ingesteld. In dit geval heet deze ‘Splitsen bestandsnaam’. Deze process step wordt per opgehaald ‘document’ uitgevoerd.
Configuratie plugin ‘Documenten ophalen uit folder’
Toelichting bij dit scherm
De map die wordt uitgelezen is \\…\Secretariaat\DE ophalen.
Door het vinkje bij ‘Allow all files’ is het mogelijk om alle soorten bestanden te verwerken.
Bij ‘Original files’ staat ingesteld dat de bestanden na het inlezen verplaatst worden naar de ‘Archief folder’, in dit geval \\…\Secretariaat\DE ophalen\DE verwerkt