In dit hoofdstuk worden alle GetStep onderdelen besproken. Deze worden gebruikt voor het ophalen van gegevens met DocuFlow.
Super Tip! Wist je dat DocuFlow ook automatisch kan starten? Zonder tussenkomst van medewerkers en handelingen, meer weten mail naar sales@documizers.com en onze collega’s helpen je graag verder.
Aanmaken GetStep
Open de DocuFlow Desktop App
Ga naar configuratie en dan stappen
Klik op toevoegen, geef een goede stap naam (deze is ook zichtbaar onder de button als naam), kies bij stap type voor Ophalen bestanden
Richt je de GetStep in naar wens. Wanneer je GetStep af is, koppel dan een vervolg stap hieraan. Klik dan hier.
Overzicht GetStep
Naam | Logische naam van de processtap | Tip: Wanneer dit een knop betreft of automatisch, neem dit mee in de naam, dan is dat voor iedereen gelijk zichtbaar. |
Link Id | Unieke Id deze processtap | Tip: Je kan zelf ook een logische naam geven, zodat deze vanuit de integraties gelijk herkenbaar is wanneer je deze gebruikt. |
Uitvoeringsmodus | Handmatig / Automatisch | Let op! Wanneer je een automatisch proces maakt, begin met handmatig en test deze eerst goed! Anders is er kans dat alle records worden verwerkt en dit onbedoeld bij alle klanten komt! Let op! Voor Automatisch is een licentie nodig! |
Gecreëerde status onderdeel | Geef een status mee voor deze stap | Je kan statussen inrichten waar nodig. Dit kan zijn in het midden van een workflow, zodat in DocuFlow direct herkent kan worden waar de stap zicht bevindt in het proces. Meer over statussen weten, klik hier. |
Creëer document als ‘alleen lezen’ | Document is niet aanpasbaar in DF | Deze optie werkt alleen en DocuFlow Desktop app. Openen van een document, aanpassen en weer opslaan in DocuFlow. |
Invoegen duplicaten toestaan | DocuFlow kan het zelfde record, herhaaldelijk ophalen. | Let op! Wanneer er een workflow wordt ingericht en records (dossiers, documenten) blijven staan na het ophalen door DocuFlow, zal DocuFlow deze blijven oppakken. Dus het proces start elke keer opnieuw. Tip: Maak een extra veld aan (in het bronsysteem waaruit DocuFlow gegevens ophaalt) waarin DocuFlow een status mee kan geven (bijvoorbeeld: Verwerkt, DocuFlow, Ingelezen etc. etc.), zo kan er gefilterd worden op records welke nog niet verwerkt zijn. |
Item Uniqueness check | External system unique identifier Item Name | Hiermee wordt de unieke key vanuit het bronsysteem gebruikt. Hiermee wordt het bestandsnaam als uniek beschouwd. Dit kan in sommige gevallen wenselijk zijn. Optie één is wel de meest voorkomende. |
Job action on succes | Keep minumum data Keep job Remove Job | Alleen gegevens van uitvoeren job bewaren Behoudt volledige data en logging van job Verwijder na uitvoeren volledige job Tip: Bij testen kan dit wenselijk zijn, wanneer processen goed werken, raden wij aan de job te verwijderen na uitvoeren. Wanneer er een fout optreed, zal DocuFlow de job bewaren, zoals dit is ingesteld per proces. Zoek daarvoor op logging / errorhandling in deze KB. |
Hide for end users | Zichtbaarheid knop | Tip: Wanneer dit een volledig automatisch proces is of bijvoorbeeld de callback, zet dit dan aan. |
Show close screen | Scherm na verwerken proces (door klikken) | Alleen vanuit DocuFlow, niet vanuit DocuFlow App. Wanneer proces is afgerond komt er een afsluitscherm. |
Plugin | Plugin waarop deze knop wordt uitgevoerd | Plugins worden hieronder toegelicht |
Uitvoering | Keuze van optie binnen plugin | |
Configuratie plugin | Configuratie van de gekozen plugin | |
Automatisch naar volgende stap | Na uitvoeren GetStep kan DocuFlow een vervolg stap starten | Super Tip: Bij het aanmaken en testen van een GetStep, test eerst zonder doorgaan naar een volgende stap. Dit om te voorkomen dat er per ongeluk data naar klanten wordt verstuurd. |
Plugin opties
Plugin | Onderdeel | Toelichting / Tip |
|---|---|---|
Documenten ophalen uit folder | Get Files | Alleen mogelijk voor handmatig gebruik, om document uit een folder op te halen |
DocuBuilder Document aanmaken | Create Documents | Document aanmaken met DocuBuilder, zie uitleg Create Document met DocuBuilder |
Generate Items | Zie hier voor meer uitleg. | |
Afas / Insite - document ophalen | Get dossier attachments | Ophalen van Dossieritems |
Generate Items | Op basis filter dossiers ophalen en klaarzetten om te verwerken (bijvoorbeeld, binnenkomende post) | |
Retrieve for DC Data | Data ophalen om met DocuBuilder documenten te genereren | |
Office 365 / Sharepoint - document ophalen | Retrieve Documents | Ophalen van specifieke documenten |
Generate items from folders | Documenten zoeken in een SharePoint Library | |
Generate items from list | Document ophalen vanuit een specifieke lijst in SharePoint | |
Microsoft Dynamics 365 Sales - document ophalen | Generate Items | Ophalen van data / documenten uit CRM |
Retrieve for DC | Ophalen van data voor genereren van documenten via DocuBuilder | |
M-Files Retriever | Get Documents | Ophalen van documenten uit M-FIles |
Exchange Retriever | Get Emails | Uitlezen van een mailbox en deze verwerken, hierover is een instructie gemaakt door onze collega Paul. |
Excel Retriever | Generate Items | Uitlezen van een Excel bestand. Note: De GetStep werkt alleen voor het uitlezen van de velden in Excel en werkt lokaal. |
Document Creater | Generate Items | Genereer dummy bestanden uit een tag. |
Salesforce Retriever | Generate Items | Data ophalen uit Salesforce |
DocuFlow DMS Retriever | Get Documents | Documenten uit het DocuFlow DMS ophalen |
SQL Retriever | Generate Items | Ophalen van records uit SQL en hiervan items maken, om deze verder te kunnen verwerken |
Retrieve for DC Data | Records ophalen zodat DocuBuilder documenten kan maken |
Logging GetStep / Error Handling
Kijk voor meer uitleg hier.
Tips
Eén van onze consultants kan je op weg helpen naar een eerste proces | Klik dan hier voor het plannen hiervan |
Wil je graag een automatisch proces, maar geen licentie? | Stuur dan een mail aan sales@documizers.com |
Krijg je foutmeldingen tijdens het maken van een proces? | Vraag het onze support medewerkers, mail support@documizers.com en we helpen je graag verder |
Mis je een onderdeel in DocuFlow voor jouw organisatie? | Mail naar support@documizers.com en wij zullen samen met jou de mogelijkheden bespreken voor de wens en mogelijkheden tot ontwikkeling |
Test altijd eerst met weinig data | |
Koppel pas een volgende stap wanneer je dit zeker weet | |
Zorg dat je juist test data hebt | Tip: Wij kunnen ook voorzien in je OTAP omgeving, mail sales@documizers.com voor meer infromatie |
Mis je opties in een koppeling? | Stel je vraag aan support@documizers.com |
Inspiratie nodig? Kijk op ons YouTube kanaal voor meer. Of bekijk de twee voorbeelden : |