DocuFlow is een platform wat document (en email) processen automatiseert.
Het is een platform waarop een document door het proces wordt geloodst. Bijvoorbeeld een offerte proces.
Bij een offerte proces hoeft niet perse de offerte het proces document te zijn, dat mag ook iedere ander document zijn.
Belangrijk is, dat er een document is waaraan metadata (documenteigenschappen) wordt gekoppeld.

Metadata zijn velden met:

• Gegevens (bijvoorbeeld het offerte nummer / offerte omschrijving / etc.)

• Lijsten van gegevens (=een selectie van data meerdere gegevens in één veld)

• Één document (bijvoorbeeld de offerte of de email van de offerte)

• Lijsten met meerdere documenten (ljst met documenten te gebruiken als bijlagen voor een email)

Deze velden zorgen voor de gegevens overdracht tussen processtappen of tussen onderdelen binnen één processtap.
Sommige velden worden gevuld door een proces stap of onderdeel zelf, andere velden worden vooraf geconfigureerd. In beide gevallen worden ze in het (vervolg) proces gebruikt.

DocuFlow kent 4 type velden:

1. Parameters = velden welke vooraf gevuld worden buiten het proces

2. Tags = velden welke tijdens het proces worden gevuld. Deze velden worden opgeslagen als metadata van het document, zodat ze in andere vervolgstappen kunnen worden hergebruikt.

3. Variables = velden welke, net als de tags, tijdens het proces worden gevuld, maar niet worden opgeslagen als metadata van het document. Deze velden worden alleen gebruikt binnen de onderdelen van één processtap.

4. Status = veld waarin de status wordt opgeslagen van een document