...
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
...
Configuratie Dynamics
Stap 1 - Configuratie Dynamics Button
We beginnen met het configureren van de Dynamics Button.
Tabblad Parameters
...
Toelichting
...
Doordat het vinkje aan staat bij ‘Allow document actions deactivation’, is het mogelijk om bij het genereren van het document het document niet op te slaan op SharePoint.
Stap 2 - Configuratie ‘Voorwaardelijke instellingen SharePoint’
...
Toelichting
Allerlei gegevens worden als extra metadata aan SharePoint meegegeven via de optie property:
Kenmerk: Hier wordt het ‘Specialfield Reference’ gebruikt, oftewel het centraal in DocuBuilder ingestelde kenmerk.
Projectnaam en ProjectNr: Hiervoor wordt een ‘Mergefield’ (in dit geval een veld uit Dynamics) gebruikt.
Betreft: Hiervoor wordt een bladwijzer uit het Word-document gebruikt.
Author en Editor: Hiervoor wordt het veld SharePointUserName uit de DocuBuilder gebruikersdatabase gebruikt.
Het document wordt altijd opgeslagen op de site ‘Relaties' in de documentbibliotheek ‘Documents’ in de map ‘Naam’. Het veld ‘Naam’ is een Mergefield.
Als het projectnummer gevuld is, gaat het om een offerte. De offerte wordt in dat geval opgeslagen in de map ‘Naam’/Offertes in plaats van in de map ‘Naam’.
...
De process-step
In DocuFlow is de process-step ‘Offerte ondertekenen en versturen’ ingericht.
Stap 3 - Open Tabblad ‘MS Office integratie’
...
Toelichting
Op het tabblad MS Office integratie is aangegeven dat de knop zichtbaar moet zijn in Word.
Bij de General Settings is aangegeven dat bladwijzers vanuit het Word-document automatisch in DocuFlow beschikbaar moeten komen met ‘BMK_’ voor de naam van de bladwijzer.
...
Stap 4 - Bouw de workflow in het tabblad ‘Proces workflow’
...
Toelichting
In eerste instantie worden de bladwijzers uit het Word-document aangemaakt als label in DocuFlow. Dit is niet per se noodzakelijk, maar maakt het bij het inrichten van het proces wel makkelijker om te ‘debuggen’.
Na het aanroepen van de Plugin Digitale ondertekening - Sign document, wordt alleen verder gegaan met het proces als het ondertekenresultaat 30 is (30 betekent dat het document succesvol digitaal ondertekend is).
Stap 5 - Configuratie plugin ‘Digitale ondertekening - Sign document’
...
Toelichting
Voor de gegevens die aan de digitale handtekening worden gekoppeld, worden voor de naam en het e-mail adres de DocuFlow velden ‘Username’ en ‘Useremail’ gebruikt. Dit zijn velden die terug te vinden zijn in de gebruikersdatabase van DocuFlow.
Voor het bepalen van de plek van de digitale handtekening stempel van ondertekenen.nl, wordt in het document gezocht naar de tekst {{Signer1}}. Op de plek waar die tekst in het document staat (in dit geval als witte tekst), wordt de stempel geplaatst.
Als het document getekend is, wordt deze in het label ‘GetekendDocument’ opgeslagen, zodat deze verderop in het proces gebruikt kan worden.
Het ondertekenresultaat wordt ook in een label opgeslagen. Mogelijke waarden zijn:
30 - Het document is succesvol ondertekend
40 - Het document is afgewezen
Stap 6 - Configuratie ‘Vragenschermen - Show Question Screen’
...
Toelichting
Voordat de offerte naar ondertekenen.nl wordt verstuurd, wordt aan de gebruiker gevraagd de contactgegevens van de klant (Naam, e-mail adres en mobiele telefoonnummer) te controleren.
‘Bewaar antwoord in’ zorgt er ook voor dat de standaard waarde van het label al vooringevuld is met de waarde die eerder aan het label is toegekend:
Stap 7 - Configuratie plugin 'Digitale ondertekening - Send to sign'
Met deze plugin wordt het document naar ondertekenen.nl gestuurd, waarbij ondertekenen.nl een ondertekenlink terug geeft aan DocuFlow. Hierdoor is het mogelijk een eigen opgemaakte e-mail te gebruiken waar je deze ondertekenlink in kunt gebruiken.
...
Op dit tabblad worden Mergefields meegegeven aan ondertekenen.nl. Als een ondertekening succesvol, geweigerd of verlopen is, stuurt ondertekenen.nl de inhoud van deze velden mee terug met het document. DocuBuilder kan deze velden vervolgens weer gebruiken in het vervolgtraject. In dit geval worden bijvoorbeeld de velden ‘Naam’ en 'ProjectNr' gebruikt om na het ondertekenen te bepalen waar het getekende document in SharePoint wordt opgeslagen (zie Configuratie Voorwaardelijke instellingen SharePoint).
Stap 8 - Configuratie plugin ‘DocuBuilder - document aanmaken (in proces) - Generate Documents’
Tabblad ‘Opties’
...
Toelichting
...
Door het vinkje ‘Verstuur document als bijlage’ uit te zetten, wordt de offerte niet als bijlage meegestuurd. Omdat in de e-mail tekst een ondertekenlink staat, is dit ook niet nodig.
Stap 9 - Configuratie plugin 'Office 365 / Sharepoint - document opslaan - Upload'
Het door Documizers ondertekende document wordt op SharePoint opgeslagen.
...