...
Door het vinkje aan te zetten bij ‘Silent mode', wordt de e-mail 'op de achtergrond’ verstuurd, zonder tussenkomst van de gebruiker.
Bij de geadresseerde wordt de inhoud van de DocuFlow variabele ‘EmailCC’ gebruikt.
Het onderwerp van de e-mail is opgebouwd uit vaste tekst en DocuFlow labels die eerder zijn gevuld met data uit AFAS.
De bodytekst van de e-mail wordt gevuld met de inhoud van het label ‘EmailtekstCC’ die in de vorige stap gevuld was.
Op het tabblad ‘Bijlagen’ staan alle relevante labels waar een document in zou kunnen staan. Als een label niet gevuld is (bijvoorbeeld als de notulen AVA niet meegestuurd hoeven te worden), levert dit geen problemen op:
10. Een
...
extra
...
exemplaar per post verzenden
...
Toelichting
In het dossieritem in AFAS kan worden vastgelegd dat de klant ook een kopie van de definitieve stukken per post wil ontvangen. Als dit is ingegeven, wordt eerst een melding gegeven, vervolgens wordt gevraagd de printer te selecteren en als laatste worden de betreffende documenten afgedrukt.
Configuratie ‘Show Message’
...
Toelichting
Door bij ‘Buttons’ te kiezen voor ‘Ok only’ wordt een informatiescherm getoond waar je alleen kunt kiezen voor OK.
Configuratie plugin ‘Vragenschermen - Show Question Screen’
...
Toelichting
Via dit vraagscherm kan de gebruiker één van de drie vooraf ingevulde printernamen selecteren. De geselecteerde printer wordt in het DocuFlow label ‘Printer’ opgeslagen, zodat dit in de volgende plugin kan worden gebruikt.
Configuratie plugin ‘Afdrukken - Print’
...
Toelichting
Bij Tag / variable staat het label geselecteerd met daarin het af te drukken document.
11. De definitieve stukken per post verzenden en vastleggen in een nieuw dossieritem in AFAS
...
Toelichting
Net als bij de vorige stap (10) wordt aan de gebruiker gevraagd een printer te selecteren en daarna worden de documenten geprint.
Configuratie plugin ‘Afas / Insite - document opslaan - Save item in Afas’
...
Toelichting
Op het tabblad ‘Dossier type’ en bijlage wordt aangegeven welk ‘Dossier type’ en welke dossier omschrijving moet worden gebruikt voor de vastlegging van dit dossieritem.
Toelichting
Op het tabblad ‘Extra bijlagen’ worden bij ‘Label / Variabele bijlagen’ alle labels toegevoegd waar een document in zou kunnen zitten.
Toelichting
Op het tabblad ‘Dossier bestemming’ toont DocuFlow welke verplichte en optionele bestemmingen er aan het dossieritem zijn gekoppeld.
In dit geval wordt voor de bestemming ‘Verkooprelatie’ de DocuFlow variabele ‘DebiteurNr’ gebruikt en voor de bestemming ‘Dossieritem’ de DocuFlow variabele ‘JaarrekDossierId’.
Door de bestemming Dossieritem te gebruiken, wordt dit dossieritem opgeslagen als sub-dossieritem van het hoofddossieritem waarvan het Id in de variabele ‘JaarrekDossierId’ staat.
Toelichting
Op het tabblad ‘Kenmerken’ wordt voor het nieuw vast te leggen dossieritem als kenmerk de DocuFlow variabele ‘Kenmerk 1’ gebruikt.
Toelichting
Op het tabblad ‘Andere velden’ worden de ‘Verantwoordelijke’ en de ‘Instuurder’ gevuld.
Voor de instuurder wordt een parameter gebruikt. Deze parameter is als ‘vrij veld’ in DocuFlow per gebruiker vastegelegd.
In het dossieritem zijn enkele vrije velden ingericht ('Verzendmethode post' en ‘Soort’). Via de autorisatietool in AFAS kun je de waarde voor het ‘FieldId’ en ‘Table’ opzoeken. Bij ‘Value’ wordt vervolgens de vaste waarde of het label ingevuld met daarin de juiste waarde voor het vrije veld.