Versions Compared

Old Version 4

changes.mady.by.user Paul van der Koore

Saved on

compared with

New Version 5

changes.mady.by.user Paul van der Koore

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Info

In onderstaand voorbeeld wordt in AFAS onder bepaalde voorwaarden een (leeg) dossieritem met een bepaald kenmerk ingeschoten, zodat DocuFlow hiervoor een e-mail kan genereren en versturen. Het proces is als volgt:

  1. Via een signaal of taak in AFAS wordt onder bepaalde voorwaarden automatisch een dossieritem met een bepaald kenmerk ingeschoten.

  2. Per dossieritem wordt bepaald welke e-mail erbij hoort, en de e-mail wordt verzonden en opgeslagen in AFAS.

  3. De workflow die aan het dossieritem hangt, wordt afgehandeld.

In DocuFlow zijn hiervoor de volgende stappen ingericht:

  1. Een aantal get-steps: Haal van een bepaald dossiertype met een bepaald kenmerk alle dossieritems op die zich in de workflow stap ‘Te versturen’ bevinden en zet de workflow stap door naar ‘In behandeling’.

  2. Eén door alle get-steps gedeelde process-step:

    1. Haal per dossieritem aanvullende gegevens op uit AFAS.

    2. Bepaal op basis van het kenmerk en de aanvullende gegevens uit AFAS de variabelen voor de e-mail. Denk hierbij aan de afzender, ontvanger, e-mail tekst, enz.

    3. Verstuur de e-mail

    4. Sla de e-mail op als bijlage bij het dossieritem

    5. Zet de workflow door naar ‘Verstuurd’.

...

  • Aangezien de get-step op de achtergrond draait (via DocuServer), moet ‘Toon gebruikersscherm’ uit staan.

  • Door te kiezen voor de optie ‘Genereer voor alle bijlagen één label (groep) voor één dossier’, krijg je onderin het scherm de mogelijkheid een dummy-document te genereren. De labels die je bij het vorige scherm geconfigureerd hebt, worden aan dit dummy-document gehangen en kunnen verderop in het proces worden gebruikt.

  • Bijlagen kunnen in AFAS het dossieritem zelf staan, of in een reactie. Aangezien het hier om een leeg dossieritem gaat, is er voor gekozen om geen bijlagen op te halen uit het dossier.

De process-step

...

Toelichting

  1. Voor elke e-mail moeten extra gegevens uit het project in AFAS worden opgehaald en voor elke e-mail moeten extra gegevens van de ‘TA’ in AFAS worden opgehaald.
    De code ‘TA’ verwijst in dit geval naar de code van een rol die bij één van de teamleden in het betreffende project is ingevuld.

  2. Als het kenmerk van het dossieritem 184 is, zijn alle variabelen voor het versturen van de e-mail aanwezig.

  3. Voor alle andere kenmerken moeten extra gegevens van de ‘CPO’ in AFAS worden opgehaald.
    De code ‘CPO’ verwijst in dit geval naar de code van een rol die bij één van de teamleden in het betreffende project is ingevuld.

  4. Afhankelijk van de gegevens van de ‘CPO’ wordt bepaald of het veld ‘Email Prive’ of ‘Email werk’ in AFAS gebruikt moet worden voor het verzenden van de e-mail.

  5. Afhankelijk van de taalinstelling van de ‘CPO’ wordt bepaald welk sjabloon gebruikt moet worden als e-mail tekst.

  6. De laatste stappen zijn voor elke e-mail hetzelfde:

    1. Genereer de e-mail tekst

    2. Verstuur de e-mail

    3. Kopieer de e-mail tekst naar het hoofddocument

    4. Sla de e-mail tekst op als bijlage bij het dossieritem

    5. Zet de workflow door naar ‘Verstuurd’.